Robots in het publieke domein: samen processen automatiseren

Goede robots bouwen die saaie, tijdrovende klussen in het publieke domein voor hun rekening nemen: dat is het gezamenlijke doel van BMC en RoboRana. Het eerste resultaat mag er zijn: een robot helpt de Provincie Utrecht om openstaande verplichtingen tijdig af te sluiten. De financiële medewerkers zijn maar wat blij met hun nieuwe virtuele collega ‘Rob’. 

BMC kent de processen in het publieke domein als geen ander en zag al langer kansen voor zogeheten Robotic Process Automation (RPA). ‘Als je saai en repeterend werk uitbesteedt aan robots, krijgen medewerkers meer ruimte om bij te dragen aan hogere doelstellingen. Minder tijd voor running the business en meer tijd voor changing the business’, verduidelijkt Koos van Huissteden, directeur bestuur en bedrijfsvoering. Om hier concreet werk van te maken, zocht BMC een partner in de markt met verstand van robotisering – en vond die in RoboRana. ‘Het klikte van begin af aan’, vertelt managing partner Roel Hoeks. ‘We hebben een mooie relatie met veel vertrouwen in elkaar en zijn allebei bereid om hier tijd en geld in te investeren. Dit is echt partnerschap.’ 

Mogelijkheden verkennen

De samenwerking kon van start, nu was het zoeken naar een geïnteresseerde partij in het publieke domein. Een mooie kans diende zich aan toen Ross van Ravenswaay, programmamanager bedrijfsvoering bij de provincie Utrecht, een bericht online zette over de ambities van de provincie op het gebied van digitalisering. Het eerste contact werd snel gelegd en BMC mocht een inspiratiesessie organiseren om samen de mogelijkheden van RPA te verkennen. Uit een ruime handvol opties – alleen al voor de financiële afdeling – kozen ze er uiteindelijk één om uit te werken als proof of value: het afsluiten van openstaande verplichtingen. 

Partijen samenbrengen

‘De eerste uitdaging bij zo’n verandering is zorgen dat alle betrokken interne partijen erachter staan en meewerken’, verklaart Suzanne Flim, adviseur financiën en bedrijfsvoering bij BMC. ‘Daarvoor maken we gebruik van onze bestaande contacten en ervaring. RoboRana schakelt bijvoorbeeld makkelijker met de IT’ers en wij met de financiële afdeling. Draagvlak is heel belangrijk. Robotisering is best spannend. Mensen vragen zich al snel af of ze hun baan niet kwijtraken. Daarom hebben we dit meteen aan de voorkant goed aangepakt. De medewerkers hebben zelf aangegeven welke processen ze geschikt vonden voor automatisering. Ze zijn nu dan ook echt blij met hun robot, die ze Rob noemen.’

Taken duidelijk verdelen

Om te zorgen dat de samenwerking goed verloopt, maken BMC en RoboRana steeds op voorhand duidelijke afspraken wie waarvoor verantwoordelijk is. Roel: ‘In het algemeen doet BMC vooral de functionele kant en zorgen wij voor de technische invulling. Zij hebben bijvoorbeeld de beoogde veranderingen in het proces vastgelegd in een zogeheten process definition document, met een beschrijving van de oude en van de gewenste situatie. Op basis daarvan bouwden wij de robot en die hebben we vervolgens samen opgeleverd.’

Voorspellend vermogen vergroten

De robot haalt periodiek openstaande financiële verplichtingen uit een lijst en bepaalt dan op basis van een aantal regels automatisch welke verplichtingen afgesloten kunnen worden. Repeterend werk, waar de afdeling zelf vaak niet aan toekwam. Het resultaat mailt hij ter controle naar een fysieke medewerker. Ross: ‘Hierdoor blijft er meer tijd over om analyses te maken, gerichte adviezen te geven en zo het voorspellend vermogen van de organisatie te vergroten. De efficiëntiewinst en toegenomen nauwkeurigheid voor de administratie maken het plaatje verder compleet. Een geslaagde pilot: Rob mag blijven en gaat binnenkort van de testomgeving, naar de productieomgeving.

Nieuwe kansen delen

Ross vervolgt: ‘De bedoeling was ook om onze mensen te inspireren over de mogelijkheden van RPA en daar zijn we in geslaagd. Ze omarmen de technologie en suggesties voor nieuwe projecten liggen al op tafel. Zo kan het verdelen van het inkomend mailverkeer op de juridische dienst geautomatiseerd worden, net als bestellingen en aanvragen van laptops en e-mailadressen in het indiensttredingsproces van nieuwe collega’s. Er is nog heel wat mogelijk.’
Ook bij andere partijen in het publieke domein liggen veel kansen, vult Suzanne aan. ‘We promoten robotisering nu intern bij onze adviseurs en helpen ze om de mogelijkheden te herkennen op allerlei domeinen. Zo zorgen we voor een vliegwieleffect.’ Roel: ‘We houden elkaar op de hoogte van mogelijkheden die we zien en bespreken dan samen wie wat het best kan oppakken.’

Samenwerking vieren

Ross kijkt terug op een geslaagde samenwerking met BMC en RoboRana. ‘Alles verliep volgens plan en hun expertise was van goudwaarde.’ Ook Roel is trots op de driehoeksamenwerking. ‘Na de eerste kennismaking met BMC hebben we altijd de intentie gehad om er samen een succes van te maken. Door vasthoudend te blijven en vertrouwen in elkaar te houden, zijn we hier gekomen. Dat kunnen we nu vieren!’

Lees ook het artikel 'Virtuele collega doet corvee ... en meer' dat Binnenlands Bestuur schreef over deze casus.