Digitale transformatie nog te weinig op de agenda van raden en colleges

Digitalisering zorgt voor ongekende en snelle veranderingen in de samenleving. Kan de overheid dit tempo wel bijbenen en wordt er voldoende geïnvesteerd? Hoe is het gesteld met het innovatievermogen van de overheid? Hebben beslissers voldoende kennis over digitalisering en technologische ontwikkeling? En voelen ze de urgentie? In Europa is digitalisering één van de top-prioriteiten van de Europese Commissie en de rijksoverheid zet stevig in op digitale transformatie met een agenda digitale overheid en met het aanstellen van een staatssecretaris Digitale Zaken. Maar de aanpak van veel maatschappelijke opgaven is op het niveau van gemeenten belegd. De digitale transformatie zal dan ook op die bestuurslaag voor een belangrijk deel vorm moeten krijgen. Zijn gemeenten daar wel klaar voor?

Digitale transformatie

Digitale transformatie is een breed begrip en omvat de adoptie van digitale technologieën om waarde te creëren. In het geval van de overheid gaat het om publieke waarde voor inwoners, ondernemers en maatschappelijk instellingen. De toepassingen zijn breed en onder andere te vinden in de publieke ruimte, mobiliteit, klimaat en energie, (sociale) veiligheid, zorg en dienstverlening. Het gaat veelal om ‘slimme’ toepassingen, bijvoorbeeld camerasystemen, sensortechnologie, robot medewerkers en algoritmes. 

Vooral aandacht voor wat moet

Is er op het niveau van gemeenten voldoende politiek-bestuurlijke aandacht voor de digitale transformatie? Om dat te onderzoeken, maakte BMC een rondgang langs 50 gemeenten, op basis van het inwonersaantal verdeeld over drie categorieën: <50.000 inwoners (n=22), 50.000 tot 100.000 inwoners (n=17) en >100.000 inwoners (n=17). We hebben de meest recente kader- of voorjaarsnota's en vastgestelde begrotingen doorgenomen met aandacht voor vijf digitale hoofdthema’s: informatieveiligheid & privacy, digitalisering processen en dienstverlening, datagedreven werken, smart city en digitale transformatie. We hebben in kaart gebracht in hoeverre digitale transformatie en aanverwante onderwerpen onderdeel zijn van de bestuurlijke focus en prioriteitenstelling. Met andere woorden: staat het op de politiek-bestuurlijke agenda? 

Uit ons onderzoek blijkt dat een ruime meerderheid van de gemeenten (86%) expliciete aandacht heeft voor informatieveiligheid en privacy. Directe aanleiding daarvoor is wet- of regelgeving. Hierin zijn geen grote verschillen tussen gemeenten van verschillende omvang. Ook heeft 82% van de gemeenten aandacht voor digitalisering van processen en dienstverlening. Het thema datagedreven werken werd door 54% van de gemeenten benoemd in hun stukken. Op dit thema scoorden de middelgrote gemeenten duidelijk het minst (35%), terwijl de grote gemeenten er in ruim driekwart van de gevallen aandacht voor hadden (77%). De kleine gemeenten zaten in het midden (50%). Gemeenten besteden duidelijk minder aandacht aan de thema’s smart city en digitale transformatie; respectievelijk 13% en 9%. We zien op deze thema’s geen grote verschillen tussen de gemeentegroottes. Onze conclusie is dat voor de meer ontwikkelgerichte thema’s, zoals datagedreven werken, smart city en digitale transformatie, beperkt expliciete aandacht is.

Weinig investering in ontwikkeling 

De bevindingen uit ons onderzoek sluiten aan bij wat wij in de praktijk zien. Gerichte investeringen zijn makkelijker te verantwoorden wanneer er sprake is van nieuwe wetgeving en eisen die aan gemeenten worden gesteld vanuit compliance, beveiliging en dienstverlening. De onderwerpen die gekoppeld zijn aan (nieuwe) wettelijke vereisten worden sneller opgepakt en voorzien van aanvullende, soms tijdelijke, financiering. Onderwerpen als datagedreven werken, smart city en digitale transformatie worden wel genoemd, maar niet snel voorzien van aanvullende financiering. Ze staan hierdoor beperkt op de politieke en bestuurlijke agenda. Wat daarnaast opvalt is dat thema’s op het gebied van digitalisering en digitale transformatie worden geassocieerd met IT en daarmee met de bedrijfsvoeringsparagraaf van de gemeente. Ze worden vooral benaderd als kostenpost en niet als investering met maatschappelijk rendement. Dat is een gemis, omdat dit juist twee van de meest impactvolle maatschappelijke ontwikkelingen zijn. En dat zal voorlopig ook zo blijven. Het tempo gaat zelfs alleen maar verder omhoog.

Sturing op digitalisering

Digitale technieken bieden niet alleen kansen, maar hebben ook de potentie om ontwrichtend te zijn. Onze afhankelijkheid van digitale ontwikkelingen is inmiddels zo groot dat de overheid moet investeren om niet achter te blijven. Het gaat niet alleen om verdere digitalisering van de overheid zelf, maar ook om het borgen van fundamentele vrijheden, mensenrechten, (digitale) veiligheid en beantwoording van belangrijke ethische vragen die ontstaan door nieuwe technieken. Dit vraagt om sturing door de overheid. 

Nieuwe vaardigheden: digitaal leiderschap

Voorwaarde voor die sturing is het vermogen om digitale ontwikkelingen een plek te geven in de wijze waarop de overheid denkt en werkt. De digitale transformatie vindt breed plaats, op veel verschillende terreinen en in veel verschillende inhoudelijke domeinen binnen de overheid. Het gaat allang niet meer alleen om kennis binnen de IT-afdeling. Bij de adoptie van nieuwe technologieën draait het, zeker binnen de overheid, vooral om sociale innovatie. Om het inpassen van technische toepassingen, zodat ze helpen om maatschappelijke problemen op te lossen.

De vaardigheid om data of nieuwe technologische oplossingen een plek te geven in de aanpak is een uitdaging voor beleid en uitvoering. Steeds meer gemeenten investeren daarom in digitaal leiderschap van management en medewerkers. De overheid zal hierin meer ervaring moeten opdoen, leren door te experimenteren en er beter in worden. Dat kost tijd en moeite, zonder dat het altijd tot een bruikbaar resultaat zal leiden. Toch is het nodig. Het gevaar is dat de ontwikkelingen zo snel gaan dat het niet meekomen van de overheid tot verdere achterstand leidt en het steeds lastiger wordt om onbedoelde neveneffecten bij te sturen.

Een (uit)gedragen visie op de inzet van technologie en (sociale) innovatie

Het begint met een visie! Wil digitalisering een vaste plek krijgen op bestuurlijk niveau, dan is verkenning en visievorming noodzakelijk. Veel gemeenten geven met een informatieplan al richting aan de ontwikkeling van de informatievoorziening. Sommige gemeenten zetten dit plan zeer breed op, zodat ook andere onderdelen van de digitale transformatie, zoals sensortechnieken en gebruik van (open) data) erin opgenomen zijn. Wij pleiten echter voor een apart traject van verkenning en visievorming op digitale transformatie, waar bestuur en topmanagement bij betrokken zijn. Het thema is namelijk veel breder dan de gemeentelijke informatievoorziening. Het moet gaan om de impact van digitalisering op de maatschappij en de wijze waarop de gemeente daarmee om wil gaan. Een brede verkenning kan leiden tot een gedragen en gezamenlijk beeld van de rol en positie van de gemeente en haar bestuur in deze ontwikkeling. Deze visie is vervolgens leidend in de keuze hoe de gemeentelijke organisatie aan digitalisering werkt, maar vooral ook de keuze in de manier waarop het bestuur continuïteit brengt in zijn aandacht voor digitalisering. 

Digitale transformatie op de politieke agenda

Raad en college spelen een belangrijke aanjagende rol bij de digitale transformatie van gemeenten. Zij kunnen hier met een vastgestelde visie en uitvoeringsafspraken richting aan geven. De raad heeft als sturend en kaderstellend orgaan een sleutelpositie bij de facilitering van innovatie. De raad bepaalt uiteindelijk, op hoofdlijnen, waarin wordt geïnvesteerd. Dit is complex als het gaat om moeilijk grijpbare ontwikkelingen, zoals datagedreven werken en digitale transformatie. Agendering is dus essentieel. Daarin spelen het college en de ambtelijke top een cruciale rol. Zij moeten steeds opnieuw de impact van digitale transformatie op samenleving en organisatie zichtbaar maken. En samen met de raad een visie ontwikkelen op de wijze waarop de gemeente om wil gaan met deze ontwikkeling. Met de verkiezingen in aantocht, is dit het moment om digitale transformatie op de agenda van raden en college te krijgen.

Maar hoe doe je dat in een context waar de uitvoeringskracht onder druk staat en er steeds keuzes moeten worden gemaakt over waar wel en niet geld naar toe gaat?

Het is de kunst om digitalisering niet als apart project of programma neer te zetten, maar als onderdeel van de ontwikkeling die de ambtelijke organisatie de komende jaren doormaakt. Natuurlijk zal er ontwikkelruimte gecreëerd moeten worden. Maar vaak kun je, als je met open blik naar nieuwe mogelijkheden kijkt, ook al veel binnen bestaande programma’s realiseren. Om richting te kunnen geven zijn bewustwording van de noodzaak, kennis van technologie en kennis van (sociale) innovatie noodzakelijk. Bedrijven ontwikkelen al tal van nieuwe oplossingen. Het gaat voor gemeenten in belangrijke mate om het opnemen, inpassen en toepassen van die nieuwe mogelijkheden.

Bewustwording en begrip van de ontwikkeling is noodzakelijk

Om deze aanjagersrol te vervullen, is het noodzakelijk dat raden en colleges over voldoende basiskennis beschikken. Het gaat dan niet om technische kennis, maar om een goed overzicht van de huidige en toekomstige impact van de digitale ontwikkelingen op maatschappij en organisatie. In de Tweede Kamer zorgt de commissie voor Digitale Zaken ervoor dat kennis over digitale ontwikkelingen voldoende geborgd is. Deze noodzaak zien we ook bij gemeenten. Het is belangrijk dat het gesprek over digitale transformatie een terugkerend karakter heeft. Dat kan op lokaal niveau vorm krijgen in een gemeentelijke commissie, die enkele keren per jaar bij elkaar komt. Onderwerpen voor zo’n commissie zijn de invloed van technologische ontwikkelingen op de samenleving, de wijze waarop gemeenten al dan niet interveniëren en de opgave die dat meebrengt voor de gemeentelijke organisatie. Door digitale transformatie nadrukkelijk een plek op de bestuurlijke agenda te geven, blijft het thema onder de aandacht van raad, college en ambtelijke organisatie.

Verlangen in de organisatie aanwakkeren: doen en leren

Digitale transformatie vraagt een ontwikkelgerichte benadering en brede betrokkenheid. Geen eenmalige actie of planmatige verandering, maar een zoektocht naar het innovatieve vermogen in de organisatie, de bereidheid nieuwe uitdagingen aan te gaan en het verlangen om een verschil te maken in de buitenwereld. Met een visie en consequente aandacht vanuit bestuur kan ook in de organisatie vorm worden gegeven aan digitale transformatie. In de kern gaat het bij het ontwikkelen van capaciteiten om in stappen te experimenten, leren, waarderen en toepassen. Het bestuur heeft vooral een stimulerende rol. Door de consequente aandacht geeft het bestuur richting, helpt het de urgentie vast te houden en zorgt het voor legitimering van de inzet van de organisatie op deze ontwikkelingen. 

Aan de slag!

Met de gemeenteraadsverkiezingen voor de deur is nu het moment om digitale transformatie een substantiële plek te geven in het te vormen college- of raadsprogramma. Het is ook het moment waarop raden kunnen kiezen om met een vaste commissie te gaan werken voor digitale transformatie / digitale zaken. Een keuze die wij vanuit de hierboven beschreven uitdaging van harte aanbevelen.

Van daaruit kan een gedragen gemeentelijke visie op digitale transformatie ontwikkeld worden, opgebouwd met inbreng uit de samenleving (participatief) en gedragen door bestuur en organisatie. Het in het leven roepen van een gemeentelijke commissie digitale transformatie helpt bij het sturing geven aan de ontwikkeling en implementatie hiervan en toekomstige technologische ontwikkelingen. Maar waar we nieuwe besturen vooral toe oproepen is om ook werkelijk te gaan doen!

Meer informatie

Wilt u verder praten over het artikel? Voor meer informatie over de dienstverlening van BMC op het gebied van de digitale transformatie kunt u contact opnemen met Martijn van Engelen of Nico Brinkman.