Waardegedreven organisatiescan voor de zorg

Zorgorganisaties hebben te maken met complexe en meerdere eisen rond kwaliteit, veiligheid en regelgeving. Tegelijkertijd dienen ze goed werkgeverschap en financiële stabiliteit te waarborgen. Het voldoen aan, bijhouden en optimaliseren van al deze onderdelen zonder focus op de cliënt en de medewerker te verliezen, vormt een forse uitdaging. Met een dynamische organisatie- en locatiescan, aan de hand van het waardegedreven zorgmodel, biedt BMC inzicht in de prestaties op organisatie- of locatieniveau. 

Als BMC zien we bestuurders en management van zorgorganisaties worstelen met vragen rond kwaliteit en veiligheid van zorg. Hoe zorg ik ervoor dat onze ondersteunende diensten kunnen functioneren zoals ze bedoeld zijn? Hoe zorg ik ervoor dat alle processen bijdragen aan het welzijn en welbevinden van onze cliënten, hun naasten en mijn medewerkers? Hoe maak ik verschillende processen inzichtelijk? Hoe laat ik alle ontwikkelingen en veranderingen als IZA, WOZO en Generiek Kompas goed landen in de organisatie? Vragen die lastig zijn te beantwoorden als het ontbreekt aan een integraal beeld van de organisatie of locatie.

Waardegedreven zorgmodel

De organisatie- en locatiescan geeft zo’n alomvattend beeld van alle processen in de organisatie. In de complexiteit brengt dit model eenvoud en focus aan. Dat gebeurt aan de hand van het waardegedreven zorgmodel, waarin het toevoegen van waarde voor de cliënt, zijn naasten, en de medewerker centraal staat. Dit  model focust niet alleen op de ‘harde criteria en proceskant’ (het primaire proces en de ondersteunende processen), maar besteedt juist ook aandacht aan ‘de zachte kant’: de basishouding en persoonlijk leiderschap, rolbewustzijn en hoe afdelingen zich tot elkaar verhouden in hun samenspel. 

Klik op de afbeelding om deze te vergroten

Meer dan een audit

Aan elk van de zeven bouwstenen uit het waardegedreven zorgmodel hebben we in de scan normen en toetsingscriteria gekoppeld. Deze vertegenwoordigen de meest relevante wet- en regelgeving, richtlijnen, veldnormen, toetsingskaders en dergelijke. We toetsen hoe de organisatie er per bouwsteen voor staat. Zo ontstaat een compleet beeld, inclusief verbeterpunten en kansen. Anders dan een audit, die wordt uitgevoerd aan de hand van een vaste referentienorm, nemen we naast de normen ook de harde criteria, proceskant en zachte kant van de organisatie mee. 

Wat we gaan doen

De organisatie- en locatiescan bestaat uit een documentenonderzoek en één of meer locatiebezoeken. Het documentenonderzoek geeft een goed beeld bij gemaakte (beleids)afspraken en organisatiestructuren. Tijdens het locatiebezoek gaan we na of en hoe deze afspraken vorm en inhoud krijgen. Hiervoor voeren we gesprekken op de werkvloer en voeren we individuele gesprekken met medewerkers en cliënten of cliëntvertegenwoordigers. Ook observatie en dossieronderzoek zijn een belangrijk onderdeel van het locatiebezoek. Door deze opzet ontstaat een volledig beeld van de organisatie. 

Maatwerk op verschillende niveaus

De organisatie- en locatiescan is een dynamisch instrument, dat aan de hand van verschillende vragen én bij verschillende organisatieonderdelen (afdelingen, (zorg)producten, locaties of organisatiebreed) ingezet kan worden. De scan is dus per definitie maatwerk. In overleg met de organisatie bepalen we hoeveel mensen we spreken en hoeveel dagen we op locatie zijn. Omdat de vraagstukken die spelen vaak op korte termijn opgepakt moeten worden, is de doorlooptijd van de scan kort. Gemiddeld duren de voorbereiding, het afnemen van de scan en de afronding een maand. Ook hebben we een verkorte versie: de scan in 1 dag. Daarmee krijgt de organisatie, na een locatiebezoek van 1 dag, een rapportage op hoofdlijnen. Die rapportage wordt dezelfde dag opgeleverd.

Bevindingen en advies

Vanuit de verkregen informatie stellen we op locatieniveau een rapportage op aan de hand van het waardegedreven zorgmodel en de normen die daaronder vallen. Daarin staan de feitelijke bevindingen én onze conclusie daaruit. Zo beantwoorden we de vraag of een locatie wel of niet voldoet aan de normen, en wat dat betekent. Zien we grote risico’s, dan benoemen we die ook. Voeren we de scan uit bij meerdere locaties, dan leveren we ook een overkoepelende rapportage op. Daarin is bijvoorbeeld te zien of uitdagingen op meerdere locaties spelen. Dat kan betekenen dat organisatiebrede maatregelen nodig zijn, in plaats van maatregelen op één locatie.

De rapportage lichten we toe in een presentatie aan de betrokkenen binnen de organisatie. In de rapportage geven we ook concreet advies over verbeteringen die de organisatie kan doorvoeren. We geven daarbij bovendien een prioritering aan, op basis van de risico’s die verbonden zijn aan de bevindingen. Dit biedt organisaties duidelijk zicht op waar ze nu staan en welke verbeteracties ze kunnen doorvoeren.

Borging en implementatie van de resultaten

Om borging van de resultaten te bevorderen, adviseren we om medewerkers die met de uitkomsten aan de slag gaan nauw te betrekken bij de organisatie- en locatiescan. Het is daarna aan de organisatie zelf om te bepalen welke verbetermaatregelen ze doorvoeren. BMC kan ondersteunen bij de implementatie. Zo kan degene die een risico constateert ook helpen bij de verbetering ervan. Of het nu gaat om netwerkvraagstukken, implementatie, HR, coaching of data: wij spreken de taal en beheersen alle aspecten van het maatschappelijk domein.

Meer informatie?

Ook aan de slag met uw zorgvraagstuk? Of het nu gaat over de kwaliteit en veiligheid van de zorg of om implementatievraagstukken, BMC kan u verder helpen. Neem contact op met een van onze adviseurs. Samen kunnen we meedenken of een organisatie- en locatiescan het beste antwoord is op de vraag van uw organisatie.