Van SMART naar START, of: de gevaren van ‘meetbaar’

Door voormalig collega Toine van Helden

Mijn verwonderblogs gaan over strategische organisatievraagstukken in de publieke sector. 
Waarover blijf ik me verwonderen? Wat is hier volgens mij aan de hand? Zijn er ook aanknopingspunten om te leren van verwondering?

SMART

Aan menige vergadertafel en bij allerlei projecten is het een standaard: onze doelen moeten SMART zijn: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. 
Collega’s die meer gericht zijn op financiën, control en accountancy hebben het SMART-principe het hoogst in het vaandel staan, vooral als het gaat om ‘meetbaar’. Dat lijkt mij niet verwonderlijk: de reden waarom je kiest voor een bepaald vak blijft ook in je beroepspraktijk dicht bij je. De professionals die vanuit het primaire proces - vooral vanuit de domeinen Sociaal en Cultuur - aan tafel zitten, hebben over het algemeen minder affiniteit met meten. Ook niet verwonderlijk: zij zijn van nature meestal meer gericht op de inhoud dan op kwantitatieve eenheden.  

Dwingend

Waarover ik mij wel verwonder is dat SMART niet meer een conceptuele aanpak is die een adviserende en oriënterende rol vervult: het principe lijkt wel een regelrecht dogma geworden, met een onmiskenbaar dwingend karakter. Niet alleen binnen organisaties geldt de verabsolutering: het dogma heeft zich ook gewrongen tússen organisaties. Misschien komt het door de kritische blik vanuit de samenleving naar de besteding van publieke middelen, maar in ieder geval laten ook verleners van subsidies steeds meer hun oren hangen naar SMART-eisen. Hetzelfde geldt voor overheidsorganisaties die regels vaststellen: “Wie voor of met ons wil werken moet met meetbare plannen komen en de werkwijze meetbaar verantwoorden.” Op zich lijkt daar niks mis mee, tenzij de slinger doorslaat

Onbalans

Wanneer een principe knellend wordt, is het de moeite waard om het te ontrafelen. Laten we eens kijken naar de oorspronkelijke bedoeling, door het prominente deelbegrip ‘meetbaar’ onder de loep te nemen. Ik zie in mijn adviespraktijk dat de eis van meetbaarheid aanleiding geeft tot onbedoelde effecten, zowel voor het proces als voor het resultaat. Er komt namelijk een bovenmatige aandacht voor kwantitatieve aspecten uit voort. Daarmee ontstaat een onbalans die soms leidt tot absurde formuleringen van doelen en activiteiten. Of tot gedrag dat helemaal niet de bedoeling is binnen de kaders van het project of de activiteit. 
Zo kan het gebeuren dat medewerkers van een bedrijf vooral beoordeeld worden op hun bijdrage aan de omzet. De aandacht voor de klanten wordt verwaarloosd, wat op termijn overigens ook een bedreiging is voor de continuïteit van het bedrijf.
Een ander voorbeeld: in het onderwijs bestaat de neiging - ook gevoed vanuit de media, publieke opinie en politiek - om scholen en universiteiten af te rekenen op het aantal afgestudeerde leerlingen of studenten. Dat houdt een risico in voor het niveau van de afgestudeerden en voor de kwaliteit van het diploma. Nog eentje uit het onderwijs: wetenschappers moeten soms voldoen aan een bepaald aantal publicaties in wetenschappelijke media en het aantal keren dat naar hun publicaties wordt verwezen. Dat leidt tot een tombola van onderlinge verwijzingen, zonder dat de kwaliteit van de wetenschap daarmee beter wordt, wat wel de bedoeling was. Het middel - meetbaarheid - komt zo het doel in de weg te staan. 

Toetsen

Ik stel u een conclusie voor. Niet ‘meten’ zou het doel moeten zijn, maar ‘toetsen’. Dat is namelijk wat je wilt: vaststellen wat de stand van zaken (positie) is en welke vooruitgang is bereikt, tussentijds en aan het einde van de afgesproken tijdsperiode. 
Het blijft open of meten deel moet of kan uitmaken van het toetsproces. In sommige gevallen is het inderdaad beter om gebruik te maken van een meetprocedure, maar het moet geen automatisme zijn. Vaak is het beter om een andere procedure van waarnemen te kiezen. Laten we het verkeer nog eens als metafoor gebruiken. Hoe controleer je of je op de plek van bestemming bent gekomen? Ga je dan alleen af op ‘u hebt uw bestemming bereikt’ van je gps of kijk je met eigen ogen of je bent waar je wilt zijn? Als je op de Dam in Amsterdam moet zijn, lijkt je eigen waarneming genoeg. Niet objectief misschien, maar dat is toch geen reden om je eigen ogen en oren niet te gebruiken? Maar wanneer je een kantoortje moet vinden in een grote onbekende kantorenwijk, is de objectieve aanduiding dat je er bent wel handig. Je kiest dus in het dagelijks leven vaak onbewust voor een methode of combinatie, waarom zouden we dan de waarneming van zakelijke processen ook niet wat meer differentiëren? En het gezond verstand de plaats geven die het toekomt?

Altijd het evenwicht zoeken

Toetsen dus, en de M in SMART vervangen door de T: START! Maar helaas: ook dan zijn er valkuilen.
In de eerste valkuil stort je wanneer je het doel aanpast naar de mogelijkheid om te toetsen. Dus: het doel van een project of actie moet altijd het uitgangspunt blijven; denk pas daarna na over de mogelijkheid om het verloop van een en ander te toetsen.
Een tweede valkuil is de keerzijde van de onbalans die ik schetste, wanneer meten leidt tot te veel aandacht voor kwantiteit. Ook bij toetsen is het zaak om voortdurend het evenwicht te zoeken tussen kwaliteit en kwantiteit.
Ik koester niet de illusie dat in de managementtaal SMART nu onmiddellijk plaatsmaakt voor START. Maar ik hoop u wel bewust te maken van de gevaren van het dogmatische begrip ‘meetbaar’. Dat doet eerder afbreuk aan het succesvol sturen op het bereiken van doelen dan dat het helpt. 

Meer informatie & contact

Wilt u meer informatie of vrijblijvend een afspraak maken? Neem dan contact op met Toine van Helden via telefoonnummer 06 - 55 37 40 64 of per e-mail toine.van.helden@bmc.nl.