Versterken organisatiekracht: de route naar toekomstbestendig organiseren

Nijpende problemen in gemeentelijke financiën en organisatie

In het voorjaar van 2020 kopten verschillende kranten en het Binnenlands Bestuur over de verslechterde financiële situatie bij gemeenten. Als gevolg van de coronacrisis worden de reeds bestaande problemen bij gemeenten en andere (semi)publieke organisaties, bijvoorbeeld aangaande het Sociaal Domein, duidelijker zichtbaar en wordt de financiële situatie steeds nijpender. Er is sprake van een cumulerend effect.

Gemeenten zien teruglopende inkomsten op bijvoorbeeld de toeristenbelasting, parkeerbelasting en minder OZB-inkomsten. Daarnaast krijgen gemeenten te maken met oplopende kosten en onverwachte investeringen op de korte en middellange termijn. Denk hierbij aan kosten ten aanzien van inkomensondersteuning (bijstand), de TOZO-regeling en extra subsidieverlening aan cultuur- en sportinstellingen. De verlaging van de inkomsten en verhoging van de kosten, in combinatie met een al verslechterde financiële positie van veel gemeenten voor de coronacrisis, zijn meer dan  de enkele druppel die de emmer doet overlopen.

Organisatiekracht onder druk

Er ligt dus druk op de financiële gezondheid maar ook op de organisatiekracht van de gemeente. Vragen als: “kunnen we dat niet met minder doen, hoe kunnen we hetzelfde bereiken op een andere manier, is onze werkwijze  optimaal?” vliegen veel gemeenteambtenaren om de oren. Vragen die gesteld worden aan een organisatie die al onder druk staat. Dat zorgt er ook voor dat symptomen van niet optimaal presteren van de organisatie zichtbaar(der) worden: haken we de afdeling Financiën vanaf het begin aan bij een raadsvoorstel of rennen we vlak voordat het bij het bestuurssecretariaat moet liggen nog even langs voor akkoord? Voelt de hele organisatie verantwoordelijkheid voor het opstellen van de kadernota?

Er wordt veel van de organisatie gevraagd: werk anders, en doe er eigenlijk ook nog even een schepje bovenop zodat we de realiteit van morgen (financiële krapte) ook aan kunnen. Waarbij ook de ontwikkelingen die al ‘op de plank’ lagen niet vergeten mogen worden: de Omgevingswet, de transformatie van het sociaal domein (en hoe houden we dat betaalbaar?) en de energietransitie.

De achteruitgang van de financiële positie maakt dat de organisatiekracht van gemeenten onder druk komt te staan. Er zijn simpelweg minder middelen beschikbaar om te investeren in de organisatie voor de uitvoering van de maatschappelijke opgaven, terwijl de complexiteit en urgentie van deze opgaven juist toeneemt. Met andere woorden, de balans tussen beleid, organisatie en middelen is verstoord. Het is de opgave om te zoeken naar een nieuw evenwicht.

Op zoek naar een nieuw evenwicht

Er moet worden ingezet op het voorkomen van symptoombestrijding en het aanpakken van onderliggende oorzaken die de organisatiekracht in de weg staan. Veelal worden ‘brandjes geblust’ met tijdelijke oplossingen als inhuur van expertise, ‘het dan maar even zelf doen, want overleggen duurt te lang’ of aanpassingen in processen die in de bureaula belanden. Zaken die als oplossing bedoeld zijn en vaak zo gepresenteerd worden, maar veelal niet leiden tot structurele verbeteringen. Door te starten met een grondige organisatiediagnose wordt dit voorkomen en wordt toegewerkt naar een toekomstbestendige organisatie.

Procesmatig versterken organisatiekracht

Het versterken van organisatiekracht betekent dat een organisatie vanuit een stabiele basis tijdig en adequaat in kan spelen op veranderingen en daarmee ook, zijn toekomstbestendigheid vergroot. Dit vraagt allereerst om inzicht in het huidig functioneren van de organisatie: hoe doen we het, waarom doen we het zo en hoe kan dat beter? Het echt doorgronden en achterhalen van de onderliggende oorzaken helpt om toe te werken naar een passende en echt werkende oplossing.

BMC kan helpen om met een gestructureerd proces de volgende fasen [1] te doorlopen:

Organisatiediagnose - Op integrale wijze en in samenwerking met de organisatie vertalen van een ongedefinieerd organisatieprobleem in een duidelijke probleemstelling. Hierbij ligt de focus op mensen, systemen en processen. De probleemstelling leidt tot een advies dat inzichten en handvatten biedt om te komen tot een verbeterde situatie.

Ontwerp - Een iteratief en creatief proces van activiteiten met als doel om een model te maken voor een toekomstig systeem dat de verlangde prestatie levert, rekening houdend met de randvoorwaarden.

Verandering - Het volbrengen van de transformatie van een probleemsituatie in een verbeterde situatie. Dit heeft betrekking op de implementatie en borging van het ontwerp en daarmee de bestendiging van de verandering.

Het maken van een goede organisatiediagnose en het ontwerpen van een oplossing vergt andere vaardigheden en methoden dan het implementeren van deze oplossingen en bewerkstelligen van een verandering in de organisatie. Hierbij is het van belang om in de ontwerpfase ook na te denken over de implementatie en om de mensen over wie het gaat tijdig te betrekken.

Toekomstbestendige organisatie: een voorwaarde om te kunnen anticiperen op een veranderende omgeving

Door bovenstaand proces te volgen, wordt toegewerkt naar een toekomstbestendige organisatie, met een nieuw evenwicht tussen beleid, organisatie en middelen. In de huidige tijd wordt er veel gevraagd van organisaties. Toekomstbestendigheid is een voorwaarde om goed te anticiperen op een steeds veranderende omgeving, niet alleen voor gemeenten. Dit vraagt allereerst om een verdiepende analyse. Door deze analyse uit te voeren aan de hand van een iteratief en grondig proces - met oog voor specifiek benodigde expertise en vaardigheden - worden structurele effecten behaald. Die effecten zijn terug te voeren op de vergrote organisatiekracht. Dit wordt nader verduidelijkt in de praktijkcase 'Toekomstbestendig organiseren - van diagnose naar meerjarenplan'. Neem voor meer informatie over dit onderwerp contact op met een van onderstaande adviseurs.

[1] De Leeuw, A.C.J., 2000, Bedrijfskundig Management - Primair proces, Strategie en Organisatie, Koninklijke van Gorcum B.V., Assen.