De fitte medewerker in het publieke domein: hét kapitaal van de leidinggevende

Organisaties in het publieke domein willen graag de conditie en wendbaarheid van hun organisatie vergroten. Zo kunnen ze sneller inspelen op veranderingen in hun omgeving. Als leidinggevende heeft u daar een belangrijke rol in. Maar wat is er nodig om de wendbaarheid van uw team en organisatie te vergroten? Hoe organiseert u dit? En hoe zorgt u ervoor dat medewerkers in beweging komen en aan zichzelf gaan werken?

Competenties als wendbaarheid, omgevingssensitiviteit en kunnen verbinden zijn zeer actueel én nodig in het publieke domein. Dit is onder meer het gevolg van het tempo waarin wetswijzigingen en decentralisaties zich blijven aankondigen. Daarop kunnen anticiperen vraagt niet alleen om strategisch vermogen van u als leidinggevende, maar ook om aansluiting op de bezetting van uw medewerkers. Het is dan ook belangrijk dat u als leidinggevende blijft monitoren of en in welke mate medewerkers deze uitdagende setting kunnen bijbenen. Een extra verantwoordelijkheid van u als leidinggevende is de vraag hoe u uw medewerkers helpt om ‘fit’ – vitaal en wendbaar – te blijven, zodat zij alle uitdagingen optimaal het hoofd kunnen bieden. 

Ook op de werkvloer speelt de term ‘fit’, al gaat het dan om de Engelse vertaling: past de medewerker nog bij de organisatie – op basis van uw oordeel als leidinggevende, afgezet tegen de maatschappelijke opgaven?  Of, van buiten naar binnen geredeneerd: hoe ziet die ‘fit’ eruit? Zit de medewerker nog op de juiste plek? En hoe bepaalt u of ‘het nog past’? Hierbij gaat het om meer meer dan de uitdagingen aankunnen; het gaat ook over het inspelen op de toekomst van uw organisatie. Past de medewerker bij het toekomstscenario van uw organisatie? Staat hij achter de sturingsmechanismen, de ambitie en de organisatiecultuur? Is de medewerker fit genoeg om hierin van meerwaarde te zijn? Hoe bepaalt u dat, en in welke mate gaat u erover? En: vanuit welke bril bespreekt u dit met de medewerker? 

De dialoog aangaan

Bij het monitoren van al deze vragen is uw rol als leidinggevende essentieel. U bent het die de verandering op het niveau van de individuele medewerker en het team op gang kunt brengen. Maar dat kan alleen als u in staat bent om op een zorgvuldige en eenduidige manier de dialoog met uw medewerkers aan te gaan. Daarbij speelt ook mee dat medewerkers het moeilijk kunnen vinden om de verbinding te leggen met het maatschappelijk belang van de organisatie, waardoor een andere benadering in het gesprek soms noodzakelijk is. Het belangrijkste doel van de dialoog met uw medewerker is dan ook om de ambities van de organisatie (vanuit de maatschappelijke opgaven) te verbinden met dat van de individuele medewerker: dit is waar we als organisatie naartoe gaan en wat er van jou als medewerker wordt verwacht. Past het bij je?  Hoe ga je hieraan werken? En wat verwacht je daarin van mij als leidinggevende?

Het fitte gesprek

In de praktijk zien we dat leidinggevenden het gesprek met medewerkers over de toekomst vaak terloops of informeel aanvliegen. Ook gaan de reguliere gesprekken tussen medewerker en leidinggevende in veel gevallen alleen over de korte termijn. Gevolg is dat leidinggevenden vergeten om concrete afspraken met hun medewerkers te maken over gezamenlijke doelstellingen. En als er al gezamenlijke doelen zijn vastgelegd, worden ze slechts eenmaal per jaar besproken, tijdens de formele gesprekken van de gesprekscyclus. Door vaker met uw medewerkers over de lange termijn te praten, maakt u dit automatisch minder formeel en laagdrempeliger. Werken aan wendbaarheid op individueel niveau betekent ook blijven leren en ontwikkelen. Door continu in gesprek te gaan over ‘de fit’ creëert u bewustzijn over de noodzaak van meer aanpassingsvermogen en van de eigen verantwoordelijkheid daarin. Dit zogenoemde ‘fitte gesprek’ zou regulier en frequent plaats moeten vinden. Tijdens dit gesprek staan de volgende onderwerpen centraal:

• het stellen van doelen, waarbij het zowel om resultaatdoelen als ontwikkeldoelen gaat;
• het monitoren van de status van deze doelen;
• bijsturen: wat is er nog nodig om de doelen te halen?;
• evalueren: is het doel gehaald en wat kunnen we ervan leren?

Regie over de eigen loopbaan nemen

Wilt u de ‘fitte’ medewerkers voor uw organisatie behouden, dan is uw leiderschap een belangrijke factor. In welke mate bent u in staat om een inspirerende dialoog te voeren over persoonlijk functioneren in de context van veranderingen, waar geen dreiging maar uitnodiging vanuit gaat? Tegelijkertijd moet de focus van u en uw medewerkers sámen meer liggen op de maatschappelijke opgaven, bewezen individuele meerwaarde en professie. Dit zal een tweede natuur moeten worden in de gesprekken die u met elkaar voert. Vaak blijkt echter dat medewerkers het moeilijk vinden om op deze manier de regie over hun loopbaan te nemen. Als leidinggevende kunt u uw medewerkers hier op de volgende manier mee helpen:

1. Koers: u maakt duidelijk wat er allemaal op de organisatie afkomt en welke gevolgen dit heeft voor (de functie van) medewerkers. Hebben medewerkers de juiste kennis en vaardigheden om hun functie, ook in de toekomst, goed in te vullen?
2. Ruimte: als leidinggevende moet u niet alleen tijd en geld beschikbaar stellen voor de ontwikkeling van uw medewerkers. U zult ook het werk zodanig moeten organiseren dat medewerkers daadwerkelijk hun eigen keuzes kunnen maken en ruimte hebben om te leren.
3. Vertrouwen geven in ontwikkelfases: de support van leidinggevenden en collega’s, maar ook vanuit hun eigen netwerk (gezin, familie, vrienden) is cruciaal. U vervult hierin een voorbeeldrol. Het is belangrijk dat u zichzelf hiervan bewust bent. Daarnaast is het zaak dat u ook ondersteuning krijgt bij het oppakken van deze rol.

Informeel, inspirerend, professioneel en vertrouwd

De onderstaande figuur laat de behoeften zien van de ontwikkelende medewerker ten opzichte van uw behoeften als leidinggevende. Deze behoeften kunnen aanzienlijk verschillen vanuit de rol die je hebt in de organisatie. Niet iedere medewerker ziet zelfontplooiing als de ultieme meerwaarde, de medewerker kan tevreden zijn met een sociaal team dat functioneert. De context van de organisatie en de behoefte van de leidinggevende daarbij opgeteld, geven meer beeld over of dit houdbaar is, en wat beide belangen betekenen voor de samenwerking. Een ander voorbeeld: niet iedere leidinggevende heeft maatschappelijk belang voortdurend op de agenda, als ontschotten alle energie vraagt. Door deze behoeften transparant te maken in het genoemde fitte gesprek, kun je een traject op maat inzetten, in samenspraak met HR. In sommige gevallen leidt dit tot een horizontale of verticale interne stap, het kan ook leiden tot nieuwe inzichten over een loopbaan elders.

Frequente afstemming over de belangen van uw medewerkers én de organisatie is zeer belangrijk. De afweging of er nog een ‘fit’ is, wordt hiermee automatisch door beide partijen op regelmatige basis gemaakt. En daarmee ontstaat een informele, inspirerende, professionele en vertrouwde setting, die uitnodigt om transparant te zijn over waar het anders kan of moet.

Samen fit organiseren?

Bent u nieuwsgierig naar onze kennis en expertise op het gebied van leiderschap of veranderen? Bent u geïnteresseerd in een wendbaarheids- of toekomstbestendigheidsquickscan van uw team? Wilt u met ons in gesprek over het fitte gesprek en ons bijbehorende concept van de ‘Fitte Organisatie’? Of hebt u vragen? Neem dan voor meer informatie of een vrijblijvende afspraak contact op met Saskia Jansen, Benno Wiendels of Esin Aközbek.