Een fitte gemeente is 'in control'

Het 'in control' zijn van een gemeente wordt vaak gezien als: we hebben de financiën onder controle en we zijn compliant; we voldoen aan wet- en regelgeving en aan onze eigen beleidsregels. Een zaak van de financiële afdeling en controllers, dus. Maar wij vinden dat een gemiste kans. In control zijn kun je veel breder trekken. Het gaat veel meer over een moderne, zelfbewuste en robuuste organisatie willen zijn. Over een fitte organisatie zijn, met heldere processen en professionals die soepel kunnen meebewegen en inspelen op wat er leeft. Een dergelijke fitte organisatie is écht in control. Het In Control Statement (ICS) legt daarvoor de basis.

Van rechtmatig naar ICS 

Gemeenten en provincies moeten vanaf 2021 een rechtmatigheidsverantwoording afleggen in hun jaarstukken, ter vervanging van de huidige rechtmatigheidsverklaring van de accountant. Een mooie stap naar meer eigenaarschap van gemeenten voor het 'in control' zijn. Ze kunnen dit nog breder trekken door zich niet te beperken tot een rechtmatigheidsverantwoording, maar een ICS (In Control Statement) te maken. Met een ICS verklaren het bestuur en management dat de interne beheersings- en controlesystemen van een gemeente adequaat en effectief zijn. Dat de gehele bedrijfsvoering bijdraagt aan de realisatie van beleidsdoelstellingen er geen grote onverwachte verrassingen optreden. Het gaat dan ook om borging van een diversiteit aan processen én om de competenties van de medewerkers. Veel breder dus dan 'we hebben de financiën en de rechtmatigheid onder controle'.  

De oorsprong van ICS 

Ook de VNG heeft gemeenten meegegeven te overwegen om ICS vaker toe te passen. Niet gek als je bedenkt dat in de praktijk gemeenten in de publiciteit kwamen door rechtmatigheids- of financiële incidenten. Grote overschrijdingen op projecten of grote fouten in de begroting ondermijnden het vertrouwen van de gemeenteraad en inwoners in de gemeentelijke organisatie. Vertrouwen komt te voet en gaat te paard, zoals het gezegde zegt. Doel is dan ook veelal het vertrouwen in het vermogen om verantwoord om te gaan met publieke middelen te herstellen of het te behouden. Hier vindt ICS dan ook zijn oorsprong. 

Van ICS naar fit 

Steeds meer gemeenten zien het 'in control' zijn als aanleiding om meer fundamenteel naar de ontwikkeling van hun organisatie te kijken. Ze denken na over goed organiseren en uitvoeren én daarop aanspreekbaar zijn met het ICS. Ze zien dat competentieontwikkeling daarbij op alle niveaus nodig is. En dat het ook gaat om het bewustzijn van risico’s en daar naar handelen. Over durven te escaleren wanneer nodig. De insteek van de fitte gemeente vanuit BMC past hier dan ook goed bij. 

Structuren zijn nodig, mensen zijn doorslaggevend

In onze optiek gaat fitheid letterlijk en figuurlijk over de gezondheid van de organisatie. Een fitte organisatie is in staat om de juiste doelen vast te stellen in verbinding met zijn omgeving. Deze organisatie weet zich aan te passen aan veranderingen en aan toekomstige behoeften. Dit kan alleen in een klimaat waarin mensen zich kunnen ontwikkelen, verantwoording mogen nemen en voldoening scheppen in hun werk. In veel organisaties draait het om strategie, dan de organisatie en dan de mensen. Wij zeggen: eerst de mensen, dan de rest. Een fitte organisatie draait dus om de juiste mensen op de juiste plek die met elkaar de processen zodanig kunnen vormgeven dat ze in staat zijn zich op een comfortabele manier aan te passen aan complexe opgaven van de toekomst.

Wat kan een gemeente doen om fit te worden?

Voor het werken aan je ‘fitheid’ is geen blauwdruk voorhanden. Wie doelen wil bereiken in een dynamische omgeving, moet werken aan blijvend aanpassingsvermogen. Werken aan de fitheid van je gemeente doe je door te investeren in het vermogen van mensen om meer bewust bezig te zijn met het impactvoller maken van hun werk. Door te trainen in omgevingsbewustzijn, meer systematisch denken, werken met data en het signaleren van kansen en risico’s en het anticiperen daarop. En ook het vermogen om hier in teamverband met collega’s en maatschappelijke organisaties in samen te werken. Daarbij komt dat het investeren in iets wat mensen beter maakt in hun werk, ‘leuker’ is dan bezig zijn met verplichte controle. En wat ons betreft, is ICS een onderdeel hiervan; een onderliggend fundament, een startpunt.

Kom in beweging!

Denk je als gemeente na over een ICS, doe dat dan vanuit een brede blik. Gebruik het als hefboom om te investeren in kennis en vaardigheden van je medewerkers. De onderliggende doelen van ICS worden daarmee veel duurzamer bereikt. Je raakt daardoor niet alleen steeds meer ‘in control’, je werkt ook aan een fitte organisatie! Net zoals dat in het dagelijkse leven gaat met het werken aan fitheid, is ook hier een goed schema nodig dat je duidelijke doelen geeft in haalbare stappen. Deze eerste stappen kunnen bijvoorbeeld bestaan uit het ontwikkelen van opleiding en trainingen met experts uit de eigen organisatie of daarbuiten. Of het houden van workshops met toepassing van passende werkvormen om meer bewust te worden van elkaars rol in de gemeentelijke organisatie. Ook inhoudelijke expert-ontmoetingen in de regio of intervisie zijn snel te organiseren activiteiten die inzicht geven in het al bestaande potentieel van de organisatie. De adviseurs van BMC ondersteunen daarbij. 

Auteurs: Richard Journée & Rob van 't Zand

Meer informatie? 

Meer weten over onze ervaringen met ICS als startpunt van een fitte organisatie en hoe je haalbare doelen stelt? Neem contact op met Richard Journée.