Een netwerkorganisatie kent allerlei vormen: welke is passend?

Complexe, maatschappelijke opgaven vragen in toenemende mate om intensieve samenwerking tussen overheden, maatschappelijke partners en direct betrokkenen. Dat samenwerken gebeurt steeds vaker in netwerken. Maar wat betekent dit dan voor organisaties in het publieke domein? In dit artikel laten we zien dat de ‘netwerkorganisatie’ veel vormen kan aannemen. Voor het beste resultaat is het daarom van groot belang om bewust te kiezen voor een passende netwerkvorm.

Als organisatie in het publieke domein kunt u een opgave of een probleem op verschillende manieren aanpakken. Binnen organisaties gebeurt dat bijvoorbeeld via de lijnorganisatie, in projecten en in programma’s. Zijn er meerdere organisaties betrokken, dan kan dit worden georganiseerd door het opleggen van verplichtingen met hulp van wetgeving of door het verstrekken van opdrachten aan één of meerdere leveranciers, bijvoorbeeld via aanbestedingen.

Het verstrekken van een opdracht werkt niet altijd even goed, met name bij maatschappelijke opgaven als eenzaamheid, jeugdcriminaliteit en preventie. Dat komt omdat voor het verstrekken van een opdracht een goede opdrachtformulering nodig is. Voor het bouwen van een nieuw gebouw is dat vaak al een uitdaging, maar voor maatschappelijke problemen of opgaven is het nog veel ingewikkelder en vaak zelfs ondoenlijk. Reden is dat de opdrachtgever vaak niet over alle benodigde expertise beschikt om de optimale oplossing – de opdracht – te formuleren. Ook vraagt een opdrachtverstrekking in een aanbesteding om een eenmalige opdrachtformulering. Zo’n opdrachtformulering is niet heel flexibel, waardoor het moeilijk is om de samenwerking aan te passen aan voortschrijdend inzicht.

Netwerkorganisaties hebben deze nadelen niet, omdat ze niet van een opdrachtgever-opdrachtnemerrelatie of een aanbestedingstraject uitgaan, maar van gelijkwaardigheid van de deelnemers in de samenwerking. Niet voor niets is netwerksamenwerking een trend. Belangrijk om te realiseren is dat netwerksamenwerking veel vormen kan aannemen. De kunst is dan ook om een passende vorm te kiezen.

Een netwerk, wat is dat?

Een netwerkorganisatie bestaat uit mensen of organisaties die samen iets willen bereiken en/of een gemeenschappelijke interesse hebben. In tegenstelling tot vaste organisatievormen – zoals een gemeente, een zorginstelling of een bedrijf – zijn er niet bij voorbaat formele hiërarchische verhoudingen tussen de deelnemers aan het netwerk. Vaak kunnen deelnemers vrij gemakkelijk toetreden of afhaken, afhankelijk van de mate van formalisering van het netwerk. 
Een netwerkt ontstaat echter niet vanzelf. Het moet worden opgebouwd en onderhouden. Want zonder aandacht verwateren ze.

Welke netwerkvormen zijn er?

Netwerken komen in allerlei vormen voor. Hieronder gaan we in op een aantal netwerken die wij in onze dagelijkse praktijk tegenkomen, zonder daarbij volledig te willen zijn.

Het persoonlijke netwerk 

Iedereen heeft een persoonlijk netwerk. Dit bestaat niet alleen uit familie, vrienden, bekenden en vage kennissen, maar ook uit professionele contacten, zoals mensen waar eerder mee is samengewerkt. Professioneel wordt het persoonlijke netwerk zichtbaar in sociale media die professionele netwerken ondersteunen, zoals LinkedIn. Deze sociale media maken het mogelijk om informatie te delen, bijeenkomsten te organiseren of crowdfundingacties te starten.

Netwerkevents (ad-hocnetwerken)

Een van de functies van congressen, lezingen en beurzen is het versterken en uitbreiden van persoonlijke netwerken. Tegelijkertijd vormt zo’n bijeenkomst ook een tijdelijk ad-hocnetwerk.

Semiformele netwerken

Mensen nemen deel aan semiformele netwerken vanwege hun eigen betrokkenheid en hun rol in een organisatie. Ze treden hierin echter niet formeel op namens de organisatie. Je zou zo’n netwerk ‘semiformeel’ kunnen noemen: de deelnemers hebben er een professionele rol in, maar het netwerk op zichzelf heeft geen formele status of beslissingsbevoegdheid. Resultaten uit het netwerk moeten dan ook voor besluitvorming worden voorgelegd aan de betreffende organisaties. Kenmerken van het semiformele netwerk zijn: gerichtheid op een opgave, gelijkwaardigheid van de deelnemers en persoonlijk commitment. Van de deelnemers wordt verwacht dat zij de resultaten van het netwerk borgen in hun eigen organisatie, door te zorgen voor draagvlak bij hun achterban. Een voordeel van een semiformeel netwerk is dat er weinig meer voor nodig is dan deelnemers die zich willen inzetten voor een opgave en daar samen aan willen werken. Dit kan in sommige gevallen ook een nadeel zijn: als het commitment afneemt, is er geen kader om de inzet in het netwerk af te dwingen. Daarom is het werken aan commitment en verbondenheid in semiformele netwerken erg belangrijk.

Gesubsidieerde netwerken

Sommige overheden bevorderen netwerksamenwerking door deelnemers aan een netwerk een subsidie te verstrekken. Bijvoorbeeld voor de samenwerking in het netwerk en/of de uit het netwerk voortvloeiende activiteiten. Een subsidie geeft focus aan een bepaald vraagstuk, maar betekent ook bureaucratie rondom de verantwoording. De subsidiewetgeving in de Algemene wet bestuursrecht (Awb) gaat uit van een een-op-een-relatie tussen subsidieverstrekker en -ontvanger. Daarom zal in de regel een van de deelnemers optreden als penvoerder. Deze is aansprakelijk voor de verantwoording van de subsidie en de medewerking van de andere partijen. Om dit te formaliseren sluiten de penvoerder en de andere deelnemers in het netwerk vaak uitvoeringsovereenkomsten. Hoewel dit haaks staat op het uitgangspunt van gelijkwaardigheid dat we bij semiformele netwerken zien, levert dit minder gedoe op dan de inrichting van formele netwerken.

Programmanetwerk

Om een opgave of vraagstuk aan te pakken, kunnen overheden er ook voor kiezen om een programma op te starten en te financieren. Soms is een ministerie initiatiefnemer, soms een (vaak grotere) gemeente. Te denken valt aan het bevorderen van een gezondere leefstijl of het terugdringen van jeugdcriminaliteit. In een programmanetwerk neemt de overheid een actieve rol, zodat er tijdens het programma kan worden bijgestuurd. Het programmanetwerk is dan ook anders dan het gesubsidieerde netwerk, waarbij de overheid vooral financieel faciliterend is en vooraf stuurt aan de hand van de subsidievoorwaarden. Bij een gesubsidieerd netwerk zal de aanpak aan het begin meer vaststaan, omdat dit is vastgelegd in de subsidievoorwaarden en/of -aanvraag. 

Formele netwerken

Formele netwerken zijn gebaseerd op formele en juridisch bindende afspraken tussen de deelnemende partijen. Deze afspraken kunnen bijvoorbeeld gebaseerd zijn op:

⦁    een convenant, zoals een zorg- en veiligheidshuis; 
⦁    een gemeenschappelijke regeling;
⦁    een rechtspersoon, zoals de vereniging van gemeentesecretarissen;
⦁    wetgeving, zoals bij de samenwerkingsverbanden voor primair/voortgezet onderwijs.

Een formeel netwerk is minder flexibel dan de hiervoor genoemde netwerkvormen. Voor wijzigingen in taak en deelnemers is bijvoorbeeld vaak een formele handeling nodig, zoals een gang naar de notaris of een wetswijziging. Ook zijn de rollen van de deelnemers en hun verantwoordelijkheden vaak vastgelegd en is deelname verplicht. Een voordeel van een formeel netwerk is het formeel bekrachtigd commitment en de mogelijkheid om – binnen het mandaat – te komen tot voor de deelnemers bindende besluiten. Ook kan het netwerk in formele zin optreden naar partijen buiten het netwerk, zoals leveranciers of overheden. Een risico is dat deelnemers vooral aansluiten vanwege de verplichting dat te doen, en minder vanuit intrinsieke gedrevenheid.

Interne netwerkorganisatie

Netwerken kunnen niet alleen ontstaan tussen organisaties, maar ook tussen mensen binnen een organisatie. Iedereen heeft wel een netwerk binnen de eigen organisatie. Dat interne netwerk is vaak nodig om de deelname aan externe netwerken te voorzien van voldoende draagvlak in de eigen organisatie. Bij sommige organisaties is het interne netwerk de kern van de interne samenwerking. Dit betekent dat samenwerking dwars door de organisatie gewenst is, zonder eerst de hiërarchische paden te bewandelen. Die komen mogelijk pas aan bod om een in het netwerk uitgewerkt voorstel formeel te bekrachtigen. Dit zien we bijvoorbeeld bij innovatieve startups en adviesbureaus. Maar ook bij overheids- en zorginstellingen wordt dit steeds vaker een aanvulling op de hiërarchische structuur.

Een netwerk voor het aanpakken van een opgave

Netwerken zijn, met name in het publieke domein, een steeds gebruikelijkere manier van organiseren. Bij deze netwerken staat het bereiken van een doel centraal. Bijvoorbeeld het oplossen van een probleem of het aanpakken van een opgave. Daarbij is niet elke netwerkvorm bij voorbaat even effectief. Het loont zich dan ook om goed na te denken over de best passende netwerkvorm, bijvoorbeeld op basis van de hierboven genoemde eigenschappen en voor- en nadelen van netwerken. Ook is het zaak om duidelijkheid te hebben of de betreffende opgave volledig onder de verantwoordelijkheid valt van de overheid of dat er sprake is van een publiek-private verantwoordelijkheid. Een andere overweging die u kunt meenemen bij uw keuze voor een bepaalde netwerkvorm, is of er sprake is van een structurele maatschappelijke behoefte of een vraagstuk met duidelijke eindtermen. 

Altijd kiezen voor een netwerk?

De netwerkorganisatie is niet voor elke situatie de beste oplossing. Veel taken kunnen prima of zelfs beter worden uitgevoerd in de traditionele lijnorganisatie, in een project of programma of in een opdracht aan een leverancier. Daarom is het belangrijk om altijd goed na te denken over de beste organisatievorm – of het nu een (vorm van een) netwerk, een project, een programma of een klant-leveranciersrelatie met of zonder aanbesteding is. Kiezen voor een vorm die niet past bij de context, de opgave of de samenwerkingspartners, kan ervoor zorgen dat de opgave niet wordt aangepakt of dat er onnodig geld en energie verloren gaan zonder voldoende resultaat.

Meer weten?

BMC ondersteunt organisaties in het publieke domein graag bij het kiezen, inrichten en begeleiden van de netwerkorganisatie die past bij uw opgave. Wij hebben ervaring met het inzetten van alle in dit artikel genoemde vormen van netwerkorganisaties en helpen u graag bij het op- en uitbouwen daarvan. Daarbij staat uw maatschappelijke opgave centraal. Wij richten ons hierbij uiteraard ook op duurzame samenwerking van álle maatschappelijke partners.

Onze adviseurs werken graag aan netwerken, onder andere op basis van het gedachtegoed van netwerkregie van Hans Licht, geassocieerd partner van BMC. Zij doen dit als netwerkregisseurs, in coaching en begeleiding van netwerkregisseurs bij het op- en uitbouwen van netwerken ‘on the job’ en als programma-managers. Bij programma’s gebruiken wij ook de methodiek ‘Aanpakken met impact’, waarin aspecten van programmatisch creëren, programmamanagement en netwerkregie worden gecombineerd. BMC biedt ook trainingen aan op het gebied van netwerken en regie, zowel incompany als op basis van open inschrijving.

Neem voor meer informatie of een vrijblijvend gesprek contact op met Julius Duijts, Minke Poppens en Nanja Willemsen via onderstaande contactgegevens.