Datagedreven werken zorgt voor toekomstbestendige zorg

Datagedreven werken zorgt voor efficiëntere, effectievere en betere zorg. Ook de meeste zorginstellingen zijn hiervan overtuigd, het is vooral het “hoe” dat ze lastig vinden. BMC-partner Rob van ‘t Zand en adviseur Evy Liersen gaan in op de kansen en de noodzaak van datagedreven werken en geven handvatten hoe instellingen ermee aan de slag kunnen. ‘Zorginstellingen hebben geen keuze: een toekomstbestendige organisatie werkt datagedreven.’

Rob van ’t Zand vindt vrijwel altijd een gewillig oor bij zorginstellingen als hij datagedreven werken aan de orde stelt. ‘Zij zien de toegevoegde waarde. Werken en handelen op basis van data maakt de complexe vraagstukken waar de zorg voor staat inzichtelijk en doorzichtelijk. Er is sprake van schaarste in de zorg: financiële middelen zijn beperkt en er is een groot personeelstekort, terwijl door vergrijzing het aantal hulpbehoevende ouderen toeneemt. Datagedreven werken zou daarom een onderdeel moeten zijn van het kwaliteitsbeleid van iedere (zorg)instelling.’

Registratie en terugkoppeling

Datagedreven werken is geen doel op zich onderstreept zijn collega Evy Liersen. ‘Het gebruik van data biedt geen oplossing voor de problemen waar de zorg mee kampt, maar zorgt wel voor belangrijke inzichten en daarmee een gerichtere oplossing voor die problemen.’ Ze noemt een concreet voorbeeld. ‘In de zorg wordt heel veel geregistreerd. Goede registratie verbetert de kwaliteit van zorg, maar alleen als er iets gebeurt met deze registraties. Om een concreet voorbeeld te noemen: zorgverleners moeten alle incidenten en bijna-incidenten registreren. Als ze geen terugkoppeling krijgen wat er met al die registraties gebeurt, dan voelt het als vervelende administratieve last, terwijl het onderliggende probleem blijft bestaan, en de oorzaak, in elk geval voor de zorgverleners, ook onbekend blijft. Als de instelling de registraties gebruikt om het primaire zorgproces te verbeteren en daarover een terugkoppeling geeft, kunnen zorgverleners betere zorg leveren.’

Praktische oplossingen

Ze noemt een tweede voorbeeld van de meerwaarde van datagedreven werken, de inzet van digitale tools. ‘Mensen met dementie wonen vaak op een afgesloten afdeling om te voorkomen dat ze “weglopen”. Door ze een gps-tracker te geven, die een melding geeft als ze buiten een bepaalde bewegingscirkel komen, kan de deur vaak weer open. Hiermee krijgen ze een deel van hun vrijheid terug.’ Rob van ’t Zand voegt toe: ‘Dat voorbeeld maakt meteen duidelijk: het gaat niet alleen om efficiëntere zorg in de toekomst, maar ook om betere zorg nu. Mensen zijn mondiger en ook ouderen zijn steeds digivaardiger, mantelzorgers en cliënten verwachten de best mogelijke zorg en dat vereist innovatie van zorginstellingen.’

Veranderopgave

In iedere organisatie zijn er ambassadeurs van datagedreven werken, toch stokt het te vaak ergens op weg naar implementatie. Evy Liersen: ‘Bouwers van business intelligence tools zijn gedreven enthousiastelingen, vaak van de afdeling financiën. Die vergeten wel eens dat de rest van de instelling, zeker ook degenen die in het primaire proces actief zijn, ook moet (kunnen) aanhaken. Dan ontwikkelen ze prachtige dashboards die niet worden gebruikt omdat de gebruiker, de zorgverlener, ze niet snapt of er het voordeel niet van ziet. Datagedreven werken vereist een complexe veranderopgave, die je niet in een keer realiseert, maar waar je wel vandaag mee kan beginnen.’ 

Van ambassadeur tot werkvloer

Van ’t Zand haakt hierop in: ‘De opgave is inderdaad groot. In onze masterclass (zie kader) geven we daarom handvatten voor de ambassadeurs om de brug te slaan met management, directie en zorgverleners. Directie en management moeten ruimte, rugdekking en richting geven. Als de directie enthousiast is, gaat het erom de werkvloer vanaf het begin te betrekken bij de ontwikkeling van concrete tools en dashboards. Dashboards moeten een probleem oplossen op de manier die zorgverleners graag zien. Zij moeten er uiteindelijk ook mee werken.’ Dat kan en dat lukt geeft Van ’t Zand aan. ‘De deelnemers aan de eerste masterclass gaven aan dat ze na de masterclass veel beter in staat zijn om het onderwerp intern goed op de kaart krijgen.’

Brugfunctie

De ambassadeurs hebben een cruciale brugfunctie stellen Rob van ’t Zand en Evy Liersen. BMC begrijpt dit als geen ander onderstrepen ze. Rob van ’t Zand: ‘Juist omdat wij als BMC die functie zelf ook vaak vervullen. Wij kijken per definitie domeinoverstijgend, omdat we verschillende achtergronden hebben, dat geldt ook voor Evy en mij. We staan dicht bij het primaire proces, maar kennen ook de wereld van de “techneuten”. Daarmee kunnen we vertalen en verbinden, zodat de interne ambassadeurs de rest van de organisatie in beweging krijgen en in beweging houden.’

Masterclass Datagedreven Werken voor zorgaanbieders

De vierdelige masterclass die Rob van ’t Zand en Evy Liersen ontwikkelden in opdracht van branchevereniging ActiZ is een goed voorbeeld van de verbindende dienstverlening van BMC. In de masterclass “Datagedreven Werken voor zorgaanbieders” maken managers, directeuren en beleidsmedewerkers, die het ontwikkelen van datagedreven werken in hun takenpakket hebben, eerst een datavolwassenheidsscan, een nulmeting. Daarmee stellen ze vast waar de instelling staat. De scan vormt de basis voor een routekaart die de eigen organisatie leidt naar een (meer) datagedreven manier van werken. In de andere drie masterclasses komt het “hoe” aan bod en gaan Van ’t Zand, Liersen en gastsprekers in op kaders, kansen en knelpunten: onder meer techniek, verandermanagement, ethiek en privacy komen aan bod.

Lees ook het interview 'Waarde creëren met data' met Rob en Evy van de Dutch Health Club (27 juni 2022).