Ontwikkelperspectief Grondzaken: onderzoek in multidisciplinair taakveld naar transitievraagstukken

In het hart van de coronacrisis voerde een team van drie BMC-adviseurs een onderzoek uit naar de toekomstbestendigheid van het taakveld Grondzaken van de gemeente Heemskerk. Opdrachtgever Sandra Spaans over het proces: “Ik vind het extra bijzonder dat ze dit onderzoek onder zulke lastige omstandigheden voor elkaar hebben gekregen; zonder dat we de ervaring hadden in digitaal werken of het online delen van beelden. Het was een creatief proces en bovendien heeft iedereen zich ‘gehoord’ gevoeld. Een mooi resultaat.” Hoe heeft het team dit aangepakt?

Multidisciplinair aan de slag over transitievraagstukken

‘Ontwikkelperspectief Grondzaken’ begon als een regulier onderzoek naar de voortgang van een organisatieontwikkeling binnen de gemeente Heemskerk, waar in 2019 een nieuwe visie en organisatiestructuur waren gelanceerd. Vervolgens zijn we dieper ingegaan op ontwikkelingen in de woningbouw en de organisatie, alsmede vraagstukken rondom de invoering van de omgevingswet en datagedreven werken. Thema’s die iets anders van medewerkers vragen: in houding, gedrag, competenties, kennis en kunde en waarbij mensen uit verschillende teams betrokken zijn.

Het onderzoek kreeg een verrassende wending, want iedereen werd onmiddellijk in toekomstbestendig werken getrokken. Immers, anders dan voorzien, hebben de werksessies met de ambtenaren gewoon in coronatijd plaatsgevonden: digitaal. Niet alleen ontstond er een creatieve, welwillende aanpak. Sterker nog: het werkte zelfs versterkend, omdat de online sessies de onderlinge verbinding bevorderden en mensen – meer dan ooit - kwalitatief met elkaar in gesprek zijn gegaan.

De omgevingswet is een uitstekend voorbeeld van de complexiteit van het samenwerken en het functioneren ervan. Deze toekomstige wet heeft dan ook centraal gestaan in het doorlichten van de samenhang tussen mens, processen en systemen, in de huidige situatie en in het toekomstig functioneren.

Heldere organisatievisie

Positief punt is dat er al een belangrijke basis werd gevonden voor een ‘futureproof’ organisatie: een gemeenschappelijke visie die door de hele organisatie wordt gedeeld. Belangrijkste kernwaarden daarvan: ‘van buiten naar binnen’, ‘samenwerken en sturen’ en ‘wendbare medewerker’. Vanuit de verkennende gesprekken werden heldere aanknopingspunten gevonden om de kwaliteit naar een (nog) hoger niveau te tillen.

De omgevingswet vraagt nog meer dan tevoren om datagericht werken en sturing op cijfers (‘Digitaal Stelsel Omgevingswet'). Uit de huidige tekortkomingen in de administratieve processen en informatieverzameling kwam vrij snel naar voren waar de kansen liggen om meer integraal te werken en een heldere rolverdeling en prioriteitsstellingen mogelijk te maken. Er werd breed gedeeld dat een proactieve, ondernemende houding – bottom-up – bij zal dragen aan verder vooruit en strategisch denken. Indien tegelijkertijd van hogerop meer perspectief en ontwikkeling aan medewerkers kan worden geboden, dan zullen zaken in een stroomversnelling komen.

Het organisatieklimaat

Uit de formatiebenchmark blijkt dat de bezetting in de onderzochte gemeente iets lager is dan gemiddeld. Kwalitatief is de samenwerkingscultuur te typeren als familiair. De breed gedragen wens om te leren en zich te ontwikkelen biedt veel kansen voor de lerende organisatie, met aandacht voor competentieontwikkeling, open evaluatie en feedback. De diverse ontwikkelingen zullen een investering vragen, maar het is niet zeker dat er op termijn sprake zal zijn van een structureel tekort aan personele capaciteit; vooralsnog hebben de adviseurs ook kansen aangewezen om efficiënter te werken. Relatief dure medewerkers steken bijvoorbeeld momenteel nog (te) veel tijd in uitvoerende taken.

De luiken geopend

Uit de verhalende aanbevelingen kwamen mooie inzichten naar voren over persoonlijk leiderschap en klonken er positieve initiatieven over afdelingsoverstijgende samenwerking. Tijdens het bewustwordingsproces kwamen geen onmogelijke wensen aan de orde. Voor het management ligt nu de uitdaging om een goede balans te vinden tussen flexibiliteit in capaciteit en het bieden van de juiste randvoorwaarden om werkzaamheden goed te kunnen verrichten. Met de focus op de invoering van de Omgevingswet ontstaat een natuurlijk ijkpunt.

Klaar voor de toekomst?

Samen met de medewerkers is een breed gedragen beeld verkregen hoe het taakveld Grondzaken binnen afzienbare tijd toekomstbestendig kan zijn, waarbij de inwoners van Heemskerk ervan mogen uitgaan dat er goed gekeken wordt naar de risico’s bij grote ontwikkelopgaven en dat er goede afspraken gemaakt worden met ontwikkelende partijen. Het datagedreven werken zal overal een steeds grotere rol gaan spelen. Wij zien dan ook nog volop mogelijkheden voor andere taakvelden en gemeenten om impactvolle vraagstukken over transitie en verandering door te lichten, knelpunten op te lossen en het beste uit de medewerkers en de organisatie te halen.

Neem voor een kwalitatief gesprek over dit onderwerp contact op met een van teamleden van BMC-adviseurs: Richard Journée of Ingrid Kersten via onderstaande gegevens.