BMC-projectteam ondersteunt woningcorporaties bij acute problemen

Praktijkcase inkomenstoetsing

Soms word je als woningcorporatie overvallen door een acuut probleem. Zo kunnen er onverwacht veel bezwaren tegen de huurverhoging zijn, die beantwoord moeten worden. U krijgt te maken met huurders die betalingsproblemen hebben als gevolg van coronamaatregelen. Of u ontdekt dat niet alle inkomenstoetsen juist zijn uitgevoerd. Om deze knelpunten op te lossen, heeft u extra ondersteuning nodig. Capaciteit die vaak niet in huis is.

BMC ondersteunt woningcorporaties met de inzet van projectteams met professionele adviseurs. In deze praktijkcase tonen we u graag hoe we u kunnen helpen bij het oplossen van dit soort acute knelpunten.  

Toetsing moet over

Iedere woningcorporatie moet de huurdersdossiers op orde hebben voor de definitieve jaarcontrole in mei 2020, die de accountant zal uitvoeren. Een corporatie deed zelf twee steekproeven en kwam tot de conclusie dat het foutpercentage in de registraties te hoog was, de inkomenstoetsingen bij verhuringen in 2019 waren niet goed uitgevoerd of vastgelegd. De accountant zal dan geen goedkeuring geven. Het foutpercentage moet gecorrigeerd worden. De enige manier om dat te doen is om de toetsing over het jaar 2019 integraal over te doen. De corporatie heeft echter niet de benodigde formatieruimte om dit binnen de beschikbare tijd te doen. 

Veel werk, weinig tijd 

Deze woningcorporatie is al klant bij ons en kent onze expertise. Daarom werden we begin februari 2020 benaderd met de vraag alle DAEB-verhuringen (2.250) opnieuw te controleren voor eind april 2020. Tijdens voorbesprekingen kwam er een vraag bij: of we ook ontbrekende informatie bij de huurders kunnen opvragen. BMC besluit tot de inzet van een projectteam om de volledige hercontrole uit te voeren. Reden hiervoor is vooral dat het veel en secuur werk is. Alle dossiers controleren, data verwerken in het systeem en ontbrekende informatie opvragen bij huurders in zeer korte tijd. Hierbij is een transparante, controleerbare uitvoering van belang. We hebben dus professionele krachten nodig. We zijn gestart met vier adviseurs. Dat aantal is later opgeschaald naar zes en naar het einde toe weer teruggebracht naar vier. Anne-Catrien Metz is projectleider van dit team.  

Volledig en juist

Anne-Catrien: 'De BMC-adviseurs kennen de wet- en regelgeving rondom inkomenstoetsing en weten waar ze op moeten letten bij dossieropbouw. Toch doen we vooraf een training om de aanpak toe te spitsen op deze opdrachtgever en deze opdracht. De training is ook bedoeld om verbinding te creëren: wij gaan dit samen oppakken. Bij zo'n controle van dossiers zijn twee criteria belangrijk: volledigheid en juistheid. We kijken dus per dossier of alle documenten aanwezig zijn. En vervolgens of die documenten correct zijn. Doel is dat als de accountant komt, 95% van de dossiers aan de eisen voldoet. We hebben in drie weken tijd 2.250 dossiers uit 2019 gecontroleerd en we kwamen tot de conclusie dat 22% niet aan de eisen voldeed, dus dat is echt veel te veel. Daarna zijn we begonnen om de dossiers bij te werken. Enerzijds door inkomenstoetsen opnieuw uit te voeren, anderzijds door ontbrekende documenten op te vragen. Hiertoe heb je de medewerking nodig van de huurders.'

Duidelijk communiceren met huurders 

Anne-Catrien: 'Dat vraagt een tactische aanpak, je wilt dat huurders snel meebewegen, maar we hadden weinig tijd. Eerst hebben we een brief gestuurd. Daar reageerden al veel mensen op. De mail die we vervolgens stuurden, leverde weer veel documenten op en ten slotte hebben we de overgebleven huurders gebeld. Soms vraagt het extra tactische vaardigheden, maar over het algemeen willen huurders best meewerken. We zitten er ook kort op en communiceren heel duidelijk wat we nodig hebben en waarvoor. Begin april was 93% van de dossiers dan ook al compleet en in orde. De resterende tijd besteedden we aan de losse eindjes. Eind april zijn de werkzaamheden afgerond. Het resultaat is dat de corporatie nu voldoet aan de toewijzingsregels.' 

De corporatie heeft met 89% voldaan aan de eis dat minimaal 80% van de vrijgekomen woningen is toegewezen aan de primaire doelgroep (inkomens tot € 38.035,-). Daarnaast heeft de corporatie extra aandacht gegeven aan huishoudens met de laagste inkomens (huishoudens die met hun inkomen recht hebben op huurtoeslag). Deze moeten een betaalbare woning krijgen toegewezen onder de aftoppingsgrens die voor hen geldt. De norm voor passendheid is een passende woning toewijzen aan ten minste 95% van de huishoudens met de laagste inkomens. Met 97% heeft de corporatie deze norm eveneens gehaald.

Complete teams voor snelle interventies 

Heeft u ook hulp nodig om een acuut knelpunt snel op te lossen? BMC levert complete teams voor de aanpak van bijzondere opdrachten die veel tijd en expertise vragen. Onze projectteams bestaan uit een ervaren projectleider en de benodigde, deskundige adviseurs. De inzet van meer of minder adviseurs is afhankelijk van de behoefte. We bieden een analyse, een plan van aanpak, de uitvoering, de verslaglegging en dossieropbouw. Zo ondersteunen we u op een efficiënte en deskundige manier met snelle interventies bij uiteenlopende vragen. Uw eigen team wordt niet extra belast en kan de kerntaken goed blijven uitvoeren. Bovendien haalt u experts in huis op de onderwerpen die voor problemen zorgen. 

Meer informatie

Voor meer informatie of een vrijblijvende afspraak kunt u contact opnemen met Anne-Catrien Metz, adviseur bij BMC, via telefoonnummer 06 - 83175439 of per e-mail naar anne-catrien.metz@bmc.nl. Of met Henrike Klok, managing partner Wonen & Woningcorporaties, via telefoonnummer 06 - 23 77 40 97, of per e-mail naar henrike.klok@bmc.nl. U kunt ook gebruikmaken van onderstaand contactformulier.