Monitor sociale teams: instrument voor inzicht, sturing en doorontwikkeling

Veel gemeenten hebben ervoor gekozen om sociale (wijk)teams in te richten. 2015 stond daarbij met name in het teken van het inrichten van de processen van de teams en het creëren van randvoorwaarden. In veel gemeenten is de basis gelegd. Nu is het zaak om de sociale teams in staat te stellen de beoogde transformatie in het sociaal domein vorm te geven.

Hierbij zijn de volgende vragen relevant:

• Bereikt het sociaal team de beoogde effecten?

• Hoe staat het met de kwaliteit van de dienstverlening?

• Neemt het beroep op specialistische hulp al af? Hoe staat het met de budgetten?

De kwaliteit van het sociaal (wijk)team is belangrijk. De professionals in deze teams fungeren als eerste aanspreekpunt voor inwoners met een hulpvraag. Daar wordt een vernieuwende aanpak, samen met inwoners, in de praktijk ingevuld. Het team is voor veel gemeenten de ‘motor’ voor de transformatie. Om die reden is een goede informatievoorziening en verantwoording over het sociaal team cruciaal. Een monitor is het instrument om daarin te voorzien. Veel gemeenten zijn nu op zoek naar een manier waarop de belangrijkste informatie uit het sociaal team overzichtelijk in beeld kan worden gebracht voor de gemeenteraad, het college, portefeuillehouders en het management.

BMC heeft samen met een aantal gemeenten en regio’s een monitor ontwikkeld voor de sociale (wijk)teams. Met deze monitor hebben gemeenten zicht op functioneren hun sociale (wijk)teams. Wij hebben de gemeenten hiermee handvatten geboden om te sturen en de teams door te ontwikkelen, mede door gebruik te maken van onze ervaring in en kennis van het sociaal domein. De monitor is interactief en is in verbinding met professionals uit de praktijk tot stand gekomen. In dit artikel gaan we kort in op de ontwikkeling en vormgeving van die monitor

Inhoud van de monitor

Bij de ontwikkeling van een monitor sociale teams onderscheiden wij vier kernthema’s:

• Resultaat voor de inwoner: Behaalt het sociaal team de doelen die het heeft gesteld met inwoners? Wordt de zelfredzaamheid van inwoners vergroot? Hoe beleven inwoners de dienstverlening?

• Aantallen en uitgaven: Naar welke voorzieningen leidt het sociaal team toe? Welke kosten zijn hieraan verbonden? Wordt er gebruikgemaakt van netwerk- en eigenkrachtoplossingen? Worden er basisvoorzieningen ingezet? Welke kosten zijn verbonden aan de inzet van het team zelf?

• Uitvoering: Past de caseload van het team bij de zorgvraag van inwoners en bij de opdracht? Worden (wettelijke) doorlooptijden gehaald? Hoe verloopt de in- en uitstroom van zaken?

• Medewerkers: Lukt het professionals in het team om een nieuwe professie te ontwikkelen waarin een generalistische start en nieuwe arrangementen centraal staan? Zitten de professionals als ambassadeur van de nieuwe aanpak in hun kracht?

Met deze aanpak krijgt de gemeente een compleet beeld van het functioneren van de teams en kunnen er verbindingen worden gelegd tussen uitkomsten op verschillende thema’s.

Ontwikkeling monitor

In de ontwikkeling van de monitor zijn er een paar kritische succesfactoren:

• Monitor is maatwerk: Gemeenten verschillen van elkaar. Dat betekent dat het belangrijk is om de monitor op de betreffende gemeente af te stemmen. Een paar ‘maatwerkelementen’ die in ieder geval om aandacht vragen zijn: de specifieke doelen van de gemeente en de opdracht aan het sociaal team (bereik doelgroep, taken (bijvoorbeeld: wel of geen korte hulpverlening, verbinding met lokale (in)formele netwerken en basisvoorzieningen)).

• Monitor als dynamisch meetinstrument: Het gaat bij het monitoren om de juiste mix van tellen en vertellen. Het is belangrijk om naast de kwantitatieve informatie ook de kwalitatieve informatie op te halen, die nodig is om de cijfers te analyseren, om betekenis te geven aan de cijfers. De analyse van informatie is juist de basis om te leren en om te sturen.

• Monitor is ook ‘harde’ control: Het is belangrijk om óók registratie, dossieropbouw en rechtmatigheid te bewaken. De ‘harde’ control is onderdeel van de monitor.

• Input professionals in ontwikkeling monitor: Bij de ontwikkeling van de monitor is de input van professionals essentieel. Medewerkers van de uitvoeringsorganisatie moeten zich eigenaar voelen van de monitor. Dan functioneert de monitor als onderdeel van de ontwikkeling van een nieuwe aanpak en de nieuwe professie, waar de professionals voortrekkers van zijn.

• Kwaliteit door scherpe indicatoren: In samenwerking met een aantal gemeenten heeft BMC op basis van de doelen van de sociale (wijk)teams indicatoren ontwikkeld op de bovenbeschreven thema’s: resultaat voor de inwoner, aantallen en uitgaven, uitvoering en medewerkers. Deze indicatoren vormen de basis voor de vertaling naar dashboards voor het management van de organisatie.

Een goed ‘dashboard’

Een bruikbare monitor klopt inhoudelijk en biedt daarnaast ook een simpel overzicht. Ook passende ‘dashboards’ zijn ontwikkeld. We laten een paar karakteristieke voorbeelden uit deze dashboards zien:

1. Van doelstelling naar indicator:
   
   Voorbeelden van doelen (geel) en indicatoren (blauw).

2. Ontwikkeling inzet specialistische zorg en basisvoorzieningen
   De monitor geeft inzicht in de inzet van specialistische zorg en er kan worden bekeken of deze zorg afneemt. Ook kan worden getoetst of er meer oplossingen in de vorm van basisvoorzieningen, netwerk en eigen kracht worden gevonden.
   
   Overzicht uit het dashboard sociale teams waarin de kostenontwikkeling van de toekenningen door de sociale teams van Jeugdzorg- en Wmo-maatwerkvoorzieningen te volgen is.
   
   Diagram uit het dashboard waarin per gebied is aangegeven welk deel van de afgesloten zaken is afgeschaald naar basisvoorzieningen.

3. Ontwikkeling caseload
   Behalve in het gebruik van voorzieningen geeft de monitor ook inzicht in de caseload binnen de teams.
   
   Figuur uit het dashboard met instroom en uitstroom van zaken binnen de teams.
   
   Overzicht uit het dashboard waarin geografisch de caseload per gebied is weergegeven.

Praktische basis voor sturing

Uiteraard blijft de monitor in ontwikkeling. Het is een instrument dat parallel aan de transformatie verder wordt uitgewerkt. Nu al kan deze monitor gemeenten helpen om de effectiviteit van beleid en uitvoering in beeld te brengen en om daarop te sturen. Goede informatievoorziening is nodig: om te verantwoorden én om te ontwikkelen.

Download hier de brochure Monitor Sociale Teams.
Download hier de praatplaat Monitor Sociale Teams.