Trainee bedrijfsvoering zorg als bestuurssecretaris: in korte tijd veel van elkaar leren

Het was een uniek verzoek waarmee Warande in maart 2023 BMC benaderde. De ouderenzorgorganisatie zocht op korte termijn een trainee die de functie van bestuurssecretaris tijdelijk kon waarnemen. Daarbij gaf Warande aan dat ze de tijd wilde nemen om de trainee bij de hand te nemen en goed in te werken. Bestuurssecretaris Ben Cornelissen van Warande en Anouk Slutter, trainee Bedrijfsvoering in de Zorg bij BMC, vertellen over hun ervaringen. 

Hoe is de vacature en het contact ontstaan?

Ben Cornelissen: ‘In eerste instantie doordat ik met geboorteverlof ging. Daar kwam bij dat Warande in die periode fusieplannen had, al zijn die uiteindelijk niet doorgegaan. We klopten bij BMC aan voor hulp, omdat we eerder goede ervaringen hadden opgedaan met trainees van BMC. Het was voor ons dus geen vraag bij wie we moesten zijn.’

Waarom de keuze voor een trainee en niet voor een ervaren bestuurssecretaris? 

Ben: ‘Daarvoor waren twee redenen. Ten eerste de overtuiging van onze bestuurder. Die ziet de rol van bestuurssecretaris binnen een stabiele organisatie als een mooie startersfunctie, om te leren wat het werk van hoger management en bestuur daadwerkelijk inhoudt. De tweede reden was dat een traineeship goed bij Warande past. Wij leiden veel mensen zelf op en geven medewerkers graag de ruimte om zich te ontwikkelen. Uiteindelijk stelde BMC drie kandidaten voor en hebben er twee gespreksrondes plaatsgevonden. Dankzij haar cv en de goede indruk die we van haar kregen, viel de keuze op Anouk.’

Hoe was het voor jou om te starten als trainee-bestuurssecretaris?

Anouk Slutter: ‘In het begin was ik erg nieuwsgierig. Vooral naar de thema’s waar het managementteam en de Raad van Bestuur dagelijks mee te maken hebben. Eerder heb ik als verpleegkundige ervaren dat er veel komt kijken bij de organisatie van zorg. Ik vond het daarom best spannend om te starten met deze opdracht. Daarnaast vond ik het leuk om de trainingen die ik heb gehad over bedrijfsvoering in de zorg en persoonlijk leiderschap, toe te passen in de praktijk. Ik had veel zin in deze opdracht.’ 

Voor hoe lang ging je opdracht aan?

Anouk: ‘In totaal voor ongeveer acht maanden. De eerste vijf maanden stonden in het teken van inwerken en de functie overnemen. Daarna ging de verlofperiode van Ben in.’ 

Kun je uitleggen wat je opdracht was?

Anouk: ‘Gedurende de verlofperiode heb ik de functie van Ben waargenomen. Als bestuurssecretaris ondersteun je de Raad van Bestuur en het managementteam. Je houdt je bezig met het stroomlijnen van de beleidscyclus en het waarborgen van wet- en regelgeving. Dit doe je onder andere door het voorbereiden van en participeren in de vergaderingen van het managementteam, de Raad van Toezicht en de medezeggenschapsorganen. Daarnaast ben je onder meer bezig met de ontwikkeling van beleid, strategie, stroomlijnen van besluitvorming, behandelen van klachten en het organiseren van bijeenkomsten.’

Hoe was het voor jou om met Anouk te werken?

Ben: ‘Ik heb met veel plezier met haar samengewerkt. Het was voor mij de eerste keer dat mijn functie tijdelijk werd overgenomen. Voor mij was dit ook een mooie leerschool. Zo had de overdracht sneller gekund. Dan hadden we de potentie van Anouk beter benut. Het was fijn dat ze met een frisse blik naar de werkzaamheden keek en feedback durfde geven. Daardoor ben ik anders gaan kijken naar bepaalde zaken. Daar ben ik erg over te spreken. Het gaf ook wel een gerust gevoel dat een trainee die je zelf hebt ingewerkt jouw rol overneemt.’

Het werken met een BMC-trainee is een verrijking voor de organisatie en een investering in toekomstig leiderschap in de ouderenzorg

- Ben Cornelissen, bestuurssecretaris Warande

Als je terugkijkt naar de opdracht, waar ben je dan trots op? 

Anouk: ‘Het meest trots ben ik op de snelle ontwikkeling die ik heb doorgemaakt op strategisch, juridisch en beleidsmatig gebied. Ik mocht bij Warande kennismaken met alles wat komt kijken bij de organisatie van zorg. Hoewel het traject soms best lastig was, heb ik me alle kennis en vaardigheden snel eigen weten te maken. Ik ben er ook trots op dat ik met collega’s mooie bijeenkomsten heb mogen organiseren. Doordat Warande volop in beweging is, zowel in de organisatie als in de omgeving, heb ik ervaren wat er allemaal bij komt kijken om steeds weer een fijne dag te bieden aan de bewoners. Dit alles geeft me de energie om me verder in te zetten voor de zorg van de toekomst.’

Zou je andere (zorg)organisaties aanraden een trainee van BMC in te zetten? 

Ben: Zeker! Als Warande hebben we positieve ervaringen met de trainees van BMC. Ze zijn professioneel en menselijk, je hebt gelijk persoonlijk contact met een trainee. Ook kwaliteiten als zelfreflectie en feedback geven zie ik terug bij de BMC-trainees. Ik zie werken met een trainee echt als een investering in de toekomst. Mensen een leerervaring bieden, beschouwen we bij Warande echt als maatschappelijke meerwaarde. Wel moet je je als organisatie bewust zijn van wat je uitvraagt. In wat voor dynamiek komt iemand terecht?  Wat zijn de organisatievraagstukken die leven? En past daar een trainee bij?’

Wat zou jij willen zeggen tegen andere organisaties die overwegen een trainee in te zetten? 

Anouk: ‘Ik heb mijn tijd bij Warande als leerzaam en prettig ervaren. Ik kreeg volop ruimte om te leren en te groeien. Dankzij de inwerkperiode kon ik me de functie eigen maken en de organisatie leren kennen. Een voordeel van een trainee is dat die beschikt over recente kennis, flexibiliteit én een frisse blik. Hierdoor kan een trainee bijdragen aan het herzien van processen en het herkennen van verbetermogelijkheden. Kortom, zowel de organisatie als de trainee kunnen in korte tijd veel van elkaar leren.’

Meer informatie?

Wilt u meer weten over het inzetten van een BMC-trainee of zelf een trainee inzetten? Neem voor meer informatie of een vrijblijvend gesprek contact op met Tom Winkel.

Zelf trainee worden? Neem dan hier een kijkje.