Samen aan het stuur bij de Omgevingswet

"We can't solve problems by using the same kind of thinking we used when we created them", citeert Ingrid Kersten (senior adviseur BMC) de illustere Albert Einstein; het vat haar manier van denken over de opzet en invoering van de Omgevingswet samen. De uitdagingen van deze tijd vragen een andere manier van samenwerken met de samenleving. De omgevingswet ‘dwingt’ om de mogelijkheden te toetsen om deze samenwerking beter vorm te geven, waaronder de optie om het eigen stelsel van regels en procedures te veranderen. Samen met Sheila Bonte (programmamanager Omgevingswet Duivenvoorde | Wassenaar-Voorschoten) verzorgde Ingrid tijdens het congres Binnenlands Bestuur (‘Omgevingswet, op koers voor 2022’) meermalen de workshop 'Samen aan het stuur bij de Omgevingswet’, met als centrale gedachte dat transitie en transformatie hand in hand gaan. 

Hieronder een korte terugblik op de dag met Ingrid Kersten. 

Het roer om

De omgevingswet biedt de kans aan gemeenten om de samenwerking met de inwoners anders in te richten en de sturing via de processen en procedures binnen de gemeente aan te passen en opnieuw vorm te geven. Het is dan ook een uitdaging om alle beschikbare kennis en kunde over een gezonde en veilige leefomgeving binnen organisaties te mobiliseren en zorgvuldig af te stemmen. Enerzijds speelt de transformatie naar de toekomst: nieuwe vormen van communicatie en samenwerking met de samenleving, andere rolverdeling en verantwoordelijkheden binnen de domeinen. Anderzijds vergt de toekomstige wet een transitie: een omslag in het denken over technische uitvoering zoals de digitalisering en een herschikking van processen en systemen. In de huidige situatie gaat het om vertrouwde zaken als bestemmingsplannen, beleidsnota’s, vergunningstelsels en procedures. Voor de transitie naar het toekomstig functioneren zullen keuzes gemaakt moeten worden door de gemeente over het stelsel: welke regels blijven behouden en hoe verwerken we dit in de digitale werkelijkheid? Kortom, hoe stem je als gemeente je stelsel af op de nieuwe tijd en de bewoners. 

Organiseer je eigen reflectie

Tijdens de workshop delen de dames de opgedane inzichten over de zoektocht naar manieren om de transformatie op gang te krijgen en te houden. Sheila Bonte heeft als programma-/verandermanager al stappen gezet bij de implementatie van de omgevingswet in Duivenvoorde (Wassenaar-Voorschoten). Ze benadrukt de noodzaak van een groot inlevingsvermogen in de uiteenlopende typen mensen en hun huidige rol. In welke mate zijn er al veranderingen doorgevoerd en hoe gaan medewerkers daarmee om?  Zij heeft vooral veel energie gestopt in de zoektocht naar de urgente stappen voor de korte termijn. Welke stappen zijn al gezet en welke aanpassingen kunnen nu al bestudeerd of zelfs ingevoerd worden? "Laat de medewerkers zich niet verschuilen achter bestaande beleidsnota's, ambitiedocumenten of organisatievisies, maar ga op zoek naar initiatieven die al bestaan.” Ze schetst een mooi voorbeeld van een domeinoverstijgende samenwerking: “Benader al vroeg andere domeinen, zoals bijvoorbeeld de wijkmanagers. Zij lopen nu al buiten en kunnen alvast de stemming en situatie peilen tijdens hun rondes. Uiteraard is het verstandig om zo snel mogelijk iedereen te mobiliseren die met veranderende taken te maken heeft: het digitale stelsel, de omgevingsvergunningen, het risicomanagement en de financiën.” Tenslotte benadrukt Sheila het belang om ook de Gemeenteraad te betrekken bij het denkproces en in een vroeg stadium een gezamenlijke basis van verantwoordelijkheden neer te leggen. 

"Het is geen eenvoudig proces", illustreert ze met een helder voorbeeld in de vorm van het onderzoeken van een olifant door blinde mensen. Afhankelijk van de eigen positie geeft iedereen een eigen interpretatie van de bestaande situatie (bij de olifant wordt een oor ervaren als waaier, een slagtand wordt een speer en de staart wordt verbeeld als een touw). Ook binnen de gemeente zal een gezamenlijk beeld geschetst moeten worden over de bestaande situatie om vervolgens ook eensgezind een toekomstvisie en -doelen te formuleren en ernaar te handelen.

Ingrid sluit naadloos aan bij Sheila en gaat dieper in op het vervolg. Zodra de ambities op hoofdlijnen zijn uitgewerkt, moet een intensieve analyse volgen van verschillende methoden: doen, oefenen, netwerk inschakelen, enzovoorts. Zij hamert erop om de veranderopgave steeds weer vanuit het perspectief van de inwoners aandacht te geven: “Breng technische materie terug tot een 'mensvraag'.” Immers, het technisch aanpassen van de regels (de transitie) zegt ook of en vooral in welke mate je zelf in staat bent om te veranderen (transformatie). Vraag je af hoeveel vertrouwen jij zelf hebt in bijvoorbeeld je buren? Geef  je hen verantwoordelijkheid en kun je dat dan loslaten? Trek dit door en bedenk hoeveel verantwoordelijkheid je de inwoners wilt geven als je er als gemeente niet meer over gaat? Onderstaande plaatje lijkt dus te gaan over regels, maar in feite gaat het over de mate van vertrouwen en je verandervermogen als gemeente.Tijdens de workshop laat Ingrid de congresdeelnemers nader kennismaken met dit perspectief aan de hand van een simpele vraag: "Stel, Je wilt een schuurtje in je tuin bouwen, hoe regel je dat?" 

Vanuit de zaal worden uiteenlopende afwegingen geformuleerd. Elke variant vergt een eigen invulling van de sturingsfilosofie vanuit de gemeente naar de inwoner. Afhankelijk van de gekozen optie zullen er bijvoorbeeld veel of juist heel weinig omgevingsvergunningen afgegeven moeten worden. Iedere organisatie zal voor iedere situatie de mate van sturing en flexibiliteit moeten bepalen. 

Geest uit de fles

Welke sturingsfilosofie een organisatie ook kiest, het zal stevige effecten hebben op de inhoud en vorm van het in te zetten instrumentarium, inclusief organisatorische gevolgen. Steeds draait het om de geest van de nieuwe wet: de mate van durf om grenzen te verleggen of los te laten, welke oude regels en principes aan de kant gezet kunnen worden. Door nauw contact te onderhouden en het gesprek aan te gaan met de verschillende bewoners- en belangengroepen zal de organisatie steeds meer inzicht krijgen in de balans tussen (de mate van) participatie van de inwoners en sturing via regels en procedures vanuit de organisatie: Samen nadenken over de toekomst, over wat past bij de inwoners en/of wijkbewoners en hoe de veranderingen werkbaar blijven voor de organisatie. Ingrid drukt de deelnemers op het hart: “Pak ruimte voor creativiteit en ongebruikelijke oplossingsmogelijkheden en wees ruimdenkend in de mate van initiatief die toegelaten wordt. Bepaal wat je straks niet meer zult doen en voorkom dat er onterechte verwachtingen worden gewekt bij inwoners en intern.”

Overal is inspiratie te vinden

Thijs Homan heeft eerder op de congresdag grote indruk gemaakt met zijn inleiding en vooral de specifieke term ‘veranderfonteintjes'*. Iedereen herkent zich in zijn voorgestelde aanpak om gewenste veranderingen op gang te brengen. Ingrid licht dat achteraf nog toe: “Kijk goed om je heen en bepaal in welke fase van verandering de organisatie zit. Op welke positie tussen strategisch en operationeel ben je aangekomen? Dan zul je onderweg ook de ‘veranderfonteintjes’ vinden: de  voorlopers en aanjagers die kunnen benoemen welke problemen er leven - binnen of buiten de gemeentelijke organisatie - en weten of er voldoende draagvlak is voor een bepaalde verandering. Het zijn de veranderadvocaten die spreken voor degenen die echt last hebben van een bepaalde werkwijze of er boos over zijn. Zij zullen de druk opvoeren om de vinger op een zere plek te leggen, vaak buiten de hiërarchie om, en zijn daarmee een belangrijke kracht achter veranderinitiatieven. Hou je ogen en oren open, want je kunt deze krachten overal vinden en ontmoeten. Misschien niet altijd in je eigen fysieke domein, maar waarschijnlijk wel in aanpalende terreinen. Wees alert en doe je voordeel met de leerpunten uit houding, gedrag, competenties, kennis en kunde van zoveel mogelijk medewerkers.”

*zie ook: De veranderende gemeente, Thijs Homan

Toekomstbestendig werken begint vandaag 

De omgevingswet biedt veel kansen voor een gezondere en veiligere leefomgeving. Toch kan de komende periode worden ervaren als een aaneengesloten reeks van intensieve sprints om draagvlak te creëren voor nieuwe manieren van omgaan met regels en samenwerking. Wil je de juiste stappen zetten in de veranderingsprocessen rondom de noodzakelijke transitie en transformatie? BMC helpt je graag bij vraagstukken over de aard van de toekomstige (digitale) dienstverlening, de wijze van samenwerken en communiceren met de inwoners en de daarmee samenhangende noodzakelijke organisatorische aanpassingen. Bovendien bieden we advies en hands-on ondersteuning om nieuwe vaardigheden te trainen en te borgen. Kortom, van verkenning tot en met het realiseren van de implementatie hebben we de expertise in huis.