Formatieonderzoek: opgaven en capaciteit in balans

Steeds complexere opgaven en krimpende budgetten: als organisatie in het publieke domein is het vaak lastig om te bepalen welke capaciteit u kunt en wilt inzetten om uw opgaven in te vullen en uw ambities waar te maken. Bij BMC zetten we onze brede ervaring in het publieke domein in om samen met u goed onderbouwde keuzes te maken op basis van onafhankelijk formatieonderzoek. 

Passende capaciteit inzetten om het werk nu en in de toekomst behapbaar te houden, dat blijft een uitdaging voor veel organisaties in het publieke domein. Golfbewegingen in zowel budget als opgaven maken het lastig om goed in te schatten hoeveel mensen met welke competenties nodig zijn voor een resultaat dat past bij de ambities van de organisatie. Met het vooruitzicht op fors minder budget in ‘ravijnjaar’ 2026 kan het bijvoorbeeld verstandig lijken om het aantal medewerkers terug te brengen. Aan de andere kant is het met een snel groeiende bevolking wellicht juist wenselijk om meer capaciteit in te zetten, bijvoorbeeld met specifieke functies voor de woningbouwopgave. In zulke situaties helpt onafhankelijk formatieonderzoek van BMC om goed onderbouwde keuzes te maken.

Huidige situatie in beeld

Om geschikte keuzes te maken voor de toekomst, is het belangrijk om eerst inzicht te krijgen in de huidige situatie. Daarvoor werken we bij BMC met een formatiebenchmark, waarin we de bestaande formatie afzetten tegen die van andere organisaties. Om te voorkomen dat we appels met peren vergelijken, kiezen we vergelijkbare gemeenten op verschillende aspecten. Zo kijken we onder andere naar het aantal inwoners, een functie als centrumgemeente of juist als regiogemeente, maar ook naar de besturingsfilosofie: besteedt uw organisatie veel uit of doet u juist veel zelf? Uiteindelijk is elke organisatie uniek en daar houden we rekening mee in de interpretatie. Daardoor geeft onze benchmark een goede indruk waar u staat.

Cijfers goed interpreteren

Interpretatie van de cijfers uit de benchmark is belangrijk. Omdat BMC voor veel verschillende organisaties in het publieke domein werkt, kunnen we vanuit onze ervaring de overeenkomsten en verschillen duiden. We kijken niet alleen naar de cijfers, maar koppelen die aan de specifieke opgaven, uitdagingen en ambities van uw organisatie. Een hoge formatie is bijvoorbeeld niet per se negatief. Het kan ook zo zijn dat u dienstverlening hoog in het vaandel hebt staan en bereid bent daarvoor te betalen. Waar het om gaat is: herkent u zich als organisatie in de spiegel van de formatiebenchmark? Klopt het beeld dat daaruit naar voren komt met het profiel dat u voor ogen heeft en bijvoorbeeld ook met de ervaren werkdruk?

Balans brengen voor de toekomst

Als het beeld van de huidige formatie duidelijk is, helpt BMC om naar de toekomst te kijken. Welke opgaven komen er op de organisatie af en hoe zorgt u dat de capaciteit daarmee in balans is, zowel qua fte’s als qua functies en competenties? Die balans kunt u op verschillende manieren beïnvloeden. Komen er grote nieuwe opgaven aan, dan kunt u besluiten om simpelweg meer mensen aan te nemen, maar ook om functies anders in te richten of om keuzes te maken binnen en tussen ambities. En bij budgetverlaging kunt u kiezen om te bezuinigen op personeel of juist om te kijken wat er mogelijk is met innovatie, bijvoorbeeld door meer strategen of data-analisten in te zetten. Onze adviseurs denken graag mee om de verschillende aspecten goed af te wegen. Belangrijk is dat het werk behapbaar blijft én inhoudelijk bij uw medewerkers past. Zo houden ze er plezier in en hebben ze tijd en energie om het werk kwalitatief goed uit te voeren.

Maatwerk voor afdelingen

Naast breed formatieadvies voor de hele organisatie biedt BMC ook maatwerk om voor bepaalde processen of afdelingen in te schatten welke capaciteit er nodig is. Voor zulke vraagstukken werken we met formatiecalculaties - in plaats van of als aanvulling op een benchmark. We hebben verschillende formatiecalculatiemodellen ontwikkeld.  Bijvoorbeeld voor Werk en Inkomen, Wmo en Jeugd, Juridische zaken, Burgerzaken/publiekszaken en VTH. Op basis van normtijden, werkprocessen en frequentie bepalen we hierbij welke capaciteit nodig is. Ook in dit geval kijken we net zo goed naar functies en competenties als naar fte’s. Daarbij bieden we objectieve onderbouwing. Zo helpen we om zaken als ambities en werkdruk concreet te maken. Samen redeneren we vanuit de opgaven naar de optimale formatie. 

Meer informatie en advies

Wilt u meer weten over ons formatieonderzoek of heeft u behoefte aan onafhankelijk advies over capaciteitskeuzes voor uw organisatie? Neem gerust contact op met Benno Wiendels of Richard Journée.