10 gouden regels voor Multifunctionele Accommodaties

Als expertisebureau heeft het Cultuur&erfgoed team van BMC veel ervaring met visie-, organisatieontwikkeling en exploitaties van culturele instellingen als schouwburgen, musea, bibliotheken en muziekscholen. De laatste jaren zijn we ook steeds vaker betrokken bij ontwikkelingen rond culturele centra en gemeenschapshuizen in kleinere gemeenten of wijken van grotere steden; ook wel aangeduid als ‘Multifunctionele accommodaties’, ofwel ‘MFA’s’ in ambtelijk jargon. We hebben het dan over voorzieningen met een dubbele grondslag: de ontmoetingsfunctie gekoppeld aan de culturele functie. Op basis van onze ervaringen delen we hieronder 10 gouden regels voor de exploitatie van een Multifunctionele accommodatie.

Clustering maatschappelijke voorzieningen

De trend om uiteenlopende maatschappelijke voorzieningen te clusteren in één gebouw of complex, bestaat al de nodige jaren. Soms ligt het primaat wat meer bij de ‘culturele functie’ en wordt het in de volksmond ook wel een ‘Cultuurhuis’ of ‘Cultuurcluster’ genoemd. Voorbeelden hiervan zijn De Nieuwe Veste in Hellevoetsluis, waar het theater en de bibliotheek ‘samenwonen’ en Cultuurhuis Heemskerk, waar de bibliotheek het pand deelt met de muziekschool.

Soms wordt de culturele functie (of soms sportfunctie) nadrukkelijk gekoppeld aan (de) ‘maatschappelijke’ functie(s). De MFA is dan ook een laagdrempelige inloop- en dagbestedingsvoorziening voor kwetsbare inwoners en een uitvalsbasis voor bijvoorbeeld het Sociaal wijkteam. Het bevorderen van de ‘sociale samenhang’ in het dorp of in de wijk vormt dan een belangrijk doel. Voorbeeld hiervan is Sociaal Cultureel Centrum Den Bolder in Waspik waar de bibliotheek het pand deelt met onder andere de peuterspeelzaal, een welzijnsinstelling en een dagbesteding. Een ander voorbeeld is het Kulturhus Olst-Wijhe, waar een breed aanbod is op het gebied van welzijn, cultuur en sport.

Betrokkenheid van vrijwilligers

Waar we ook komen; wat deze voorzieningen gemeen hebben is de grote betrokkenheid van medewerkers en vrijwilligers en het groot aantal verenigingen en/of (cultureel-)maatschappelijke organisaties die er samenkomen/gebruik van maken. Deze voorzieningen staan midden in de lokale samenleving, weten wat er aan maatschappelijke initiatieven speelt en waar behoefte aan is. De dagelijkse lijst activiteiten is vaak indrukwekkend. In onze steeds verder gedigitaliseerde en individualistische wereld, waarin kennis en vermaak voor iedereen thuis beschikbaar is, blijkt de behoefte aan echte ontmoeting, verbinding, persoonlijk contact, zingeving en gemeenschapszin nog steeds te bestaan.

‘rupsje nooitgenoeg’

Gemeentebesturen staan vaak enigszins dubbel tegenover de MFA’s. Enerzijds omarmen ze hen vanwege de sleutelrol die ze vervullen in het faciliteren van ontmoeting, het aanbieden van een breed maatschappelijk en cultureel activiteitenaanbod, maar ook als ‘aanjager’ van zelfontplooiing en –ontwikkeling van de inwoners. Tegelijkertijd zijn de centra helaas vaak ‘financiële zorgenkindjes’. Het  sluitend krijgen van de exploitatie blijkt vaak weerbarstig. Vroeg of laat klopt de exploitant dan bij de gemeente aan om dit gat te dichten, waardoor deze het beeld krijgt van een ‘rupsje nooitgenoeg’. Dat is dan vaak het moment waarop de gemeente bij BMC (of een andere partij) aanklopt voor een doorlichting of een toekomstbestendige nieuwe visie. Alleen al in de afgelopen twee jaar hebben we als BMC meer dan tien hulpvragen met betrekking tot MFA’s gekregen.

10 gouden regels

Op basis van onze ervaringen delen we hieronder (in willekeurige volgorde) 10 gouden regels voor de exploitatie van een Multifunctionele accommodatie.

1. MFA’s zijn vrijwilligersorganisaties ondersteund door een bescheiden team van professionals; niet andersom. Dit is vooral belangrijk met het oog op eigenaarschap en draagvlak binnen de gemeenschap.
2. Tegelijkertijd is er altijd een inspirerend boegbeeld/ondernemer nodig die zijn of haar schouders onder een project zet.
3. Het eigenaarschap van het vastgoed is het best belegd bij de gemeente. Het onderhoud en beheer hiervan brengt immers taken en verantwoordelijkheden met zich mee die niet tot de corebusiness van de exploitant behoren.
4. Bij inhoudelijke samenwerking tussen verschillende organisaties is het van belang dat een concept wordt gedragen door verschillende functies (bijvoorbeeld filmfunctie, bibliotheekfunctie en podiumfunctie) die integraal met elkaar zijn verbonden. Vanzelfsprekend is een degelijk businessplan cruciaal. Door de diversiteit aan functies/activiteiten constateren wij regelmatig dat een MFA geen helder profiel heeft.
5. De gemeente behoort zich te richten op het WAT (in scherpe, meetbare doelstellingen), terwijl de exploitatie (het HOE) thuishoort bij de exploitant(en). Regelmatig constateren wij dat de gemeente geen eenduidige opdracht heeft verstrekt en/of zich bemoeit met de exploitatie.
6. Naast deze doelstellingen is het voor de gemeente vaak raadzaam te werken met prestatie-indicatoren. Denk aan te realiseren aantallen activiteiten, te realiseren aantallen bezoeken/deelnemers, te realiseren bezettingsgraad faciliteiten en klanttevredenheid.
7. Onze ervaring leert dat nieuwe MFA’s 2-3 jaar nodig hebben om zich te ontwikkelen. Te krappe financiële kaders aan de voorkant worden altijd afgestraft. Immers: partijen moeten elkaar vinden, publiek moet worden opgebouwd, netwerken moeten worden vormgegeven et cetera. Dit kost tijd.
8. Mede omdat een exploitant vaak een breed scala aan activiteiten ontplooit is het raadzaam de financiële administratie zo in te richten dat er gemakkelijk inzicht kan worden verkregen in het resultaat per activiteit of activiteitengroep. Zowel voor subsidiegever- als nemer werkt dat verhelderend.
9. Het verdient aanbeveling de relatie tussen het bestuur (in geval van vereniging) of Raad van Toezicht (bij een stichting) enerzijds en de directie/bestuurder anderzijds goed vast te leggen in een bestuurs- en directiestatuut. De afbakening van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen het bestuur/Raad van Toezicht en de directie/bestuurder is vaak onvoldoende  helder.
10. Als een MFA met nieuwe doelgroepen aan de slag wil gaan, zoals scholieren (maatschappelijke stages), jongeren of inwoners met een migratie-achtergrond, is het niet aan te raden alle activiteiten zelf te gaan bedenken, maar juist mensen uit de betreffende doelgroep(en) te vragen om mee te denken of de verantwoordelijkheid te geven voor een bepaalde activiteit. Zij weten zelf heel goed wat ze leuk vinden.