Bordspel geeft inzicht in kostenplaatje duurzame digitale erfgoedcollectie

Met het Kostprijsmodel Digitale Duurzaamheid krijgen erfgoedorganisaties zicht op wat nodig is in het proces van duurzaam bewaren en toegang bieden. Tegelijkertijd blijkt het best ingewikkeld om concreet met het model aan de slag te gaan. Daarom heeft BMC in samenwerking met het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) het spel Ticket to Preserve ontwikkeld. Op deze manier maken we complexe materie inzichtelijk voor iedereen.

Dat digitale collecties duurzaam toegankelijk moeten zijn, daar is iedereen in de erfgoedwereld het wel over eens. ‘Maar het financiële plaatje in beeld brengen – wat kost het nu eigenlijk? – is niet zo gemakkelijk’, vertelt Herman Uffen, managing consultant bij BMC. ‘Daarvoor moeten de mensen van de inhoud en de financiële mensen met elkaar in gesprek gaan. Om deze dialoog nog beter op gang te brengen, hebben mijn collega Tamar Kinkel en ik het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) geholpen een model te ontwikkelen: het Kostprijsmodel Digitale Duurzaamheid.’

Kers op de taart

Het model geeft inzicht in de kostenstructuren, de opbouw van deze kosten en de kostenbepalende variabelen (cost drivers) bij de betrokken instellingen. En het toont de harde financiële cijfers van beheer, behoud en toegang van digitaal erfgoed. In de praktijk blijkt het echter best ingewikkeld om concreet aan de slag te gaan met het kostprijsmodel. Daarom hebben Uffen en Kinkel samen met het NDE het spel Ticket te Preserve ontwikkeld. ‘De kers op de taart van het kostprijsmodel’, stelt Uffen. ‘Het spel is met name bedoeld voor mensen bij erfgoedorganisaties die óf met de inhoud óf met de financiën bezig zijn. Van conservatoren en managers tot controllers. Het gaat erom dat beide groepen in het spel samenkomen.’

Grip op de uitgaven

Door Ticket to Preserve te spelen, leren collega’s hoe ze hun ambities voor een duurzame digitale erfgoedcollectie in kaart kunnen brengen en hoe ze daarbij grip krijgen op de uitgaven. Uffen: ‘Ze moeten bijvoorbeeld keuzes maken om een ambitie wel of niet te realiseren – met beschikbaar geld of door ervoor te sparen. Met het spel maken we die denkrichtingen makkelijker.’

Ambities realiseren

Op het spelbord staan activiteiten die overeenkomen met de activiteiten in het Kostprijsmodel Digitale Duurzaamheid. ‘Denk aan selectie, ingest en metadata’, licht Uffen toe. ‘Spelers pakken in het spel steeds een “ambitiekaart”: ze moeten bijvoorbeeld de back-upruimte voor hun digitale bestanden vergroten of hun collectie als linked open data beschikbaar stellen. Dat kost niet alleen menselijk kapitaal en geld, het vraagt ook om bepaalde kwaliteiten. Door de juiste persoonskaarten en kwaliteiten te verzamelen en te kopen, kun je uiteindelijk je ambities realiseren.’

Net de echte wereld

Het spel kent natuurlijk ook een winnaar. ‘Door het waarmaken van ambities verdien je als speler punten’, legt Uffen uit. ‘Heb je in een gezelschap met drie of vier spelers tien of twaalf punten verzameld, dan heb je gewonnen.’ Hij vertelt ook dat het de spelers niet te makkelijk wordt gemaakt. ‘Ze kunnen het slachtoffer worden van een DDOS-aanval, wat geld kost. Maar ze kunnen ook geluk hebben en subsidie krijgen. Net de echte wereld dus.’

Meer informatie

Wilt u net als het Netwerk Digitaal Erfgoed complexe materie vertalen naar een oplossing voor iedereen? Bijvoorbeeld door middel van gamificatie? Neem dan voor meer informatie of een vrijblijvende afspraak contact op met Herman Uffen of Tamar Kinkel.