Hoe word je een toekomstbestendige organisatie?

Er komt veel op de publieke sector af: klimaatverandering, digitalisering, betrokken en mondige burgers, demografische ontwikkelingen met arbeidsmarktkrapte tot gevolg, en ga zo maar door. Dit betekent dat organisaties in de publieke sector de slag moeten maken naar ‘de organisatie van morgen’. Maar hoe doe je dat? Hoe ga je toekomstbestendig organiseren? In dit artikel laten we zien aan welke knoppen je kunt draaien om van een krachtige en fitte organisatie te worden.

De toekomstbestendige organisatie doet de goede dingen en doet die dingen goed. Met andere woorden: de organisatie is ingericht op de juiste werkzaamheden en processen en deze worden op de beste manier uitgevoerd. Hierdoor kan de organisatie de uitdagingen van (complexe) veranderingen aan en benut hier zelfs kansen in. Wat zijn dan die juiste werkzaamheden en processen? Te denken valt aan het betrekken van inwoners bij het besluitvormingsproces door slim samen te werken met de buurtorganisaties. Dit klinkt misschien eenvoudig, maar dat is het natuurlijk niet. Hoe wordt een organisatie toekomstbestendig?

Krachtig en fit

Belangrijk om te weten is dat toekomstbestendig organiseren op verschillende manieren kan worden vormgegeven. Dit verschilt per organisatie. Er is dus niet één standaard strategie die geldt voor alle organisaties in de publieke sector. Het gaat er vooral om dat duidelijk is hoe de organisatie zich wil verhouden tot de complexe opgaven (ambitie), en aan welke knoppen kan worden gedraaid om die ambitie te realiseren. Bij dit alles geldt dat een toekomstbestendige organisatie investeert in een fitte strategie met sterk leiderschap, slim samenwerken, wendbaar organiseren, werkend leren en digitale volwassenheid en dat dit onderdeel is van het dagelijkse werk. Dit zijn dan ook de knoppen waaraan kan worden gedraaid om een krachtige en fitte organisatie te worden. Hieronder geven wij een toelichting per ‘knop’.

Fitte strategie

Een fitte strategie bevat een gezamenlijke ambitie. Deze ambitie beschrijft niet alleen ‘wat’ een organisatie doet, maar geeft vanuit een hoger maatschappelijk doel ook richting aan het handelen. Daarnaast benoemd de fitte strategie de rol van de organisatie in dit geheel. Een krachtige strategie vraagt verder om sterk leiderschap dat past bij de opgaven. Tot slot moet de strategie positief geformuleerd zijn, zodat iedereen zich betrokken voelt en zich ‘erbij voelt horen’.

Slim samenwerken

Bij slim samenwerken gaat het om integraal en regionaal samenwerken met bijvoorbeeld collega-organisaties, de samenleving, private partijen, partners en – niet te vergeten – de eigen organisatie. Slim samenwerken draait ook om eigenaarschap, om het op de juiste plek belegen van verantwoordelijkheden. Belangrijk is ook dat partners en medewerkers zelfredzaam en autonoom kunnen functioneren en dat de organisatie zelf richting geeft, kaders bepaalt, verbindt en faciliteert.

Wendbaar organiseren

Een organisatie is wendbaar als enerzijds het going concern goed is geborgd, en als er anderzijds flexibel kan worden ingespeeld op vragen. Bijvoorbeeld door snel op- of af te schalen. Het draait dus niet alleen om slim organiseren en het borgen van benodigde kennis, maar ook om het leveren van maatwerk op het gebied van beleid, uitvoering, dienstverlening en aandacht voor diversiteit. Zo ontstaat er een organisatie met medewerkers die het vermogen hebben zich constant aan te passen aan de omstandigheden en behoeften, die kansen benutten en bedreigingen snel het hoofd kunnen bieden. Zij kunnen letterlijk meebewegen en direct met slagkracht handelen. Ook zorgen medewerkers ervoor dat de informatie die nodig is om accuraat te reageren altijd compleet en voldoende geverifieerd is. Zij kennen de stakeholders, inhoudelijke belangen, wet- en regelgeving en de raakvlakken met andere beleidsterreinen.

Werkend leren

Werkend leren is een manier van werken waarbij medewerkers en teams continu ruimte ervaren om bewust te leren, door in de praktijk te gaan doen, te reflecteren en te leren. Werkend leren is een kenmerk van een lerende organisatie. Dit is een organisatie die continu in beweging is en klaar is voor de opgaven van vandaag én morgen. De organisatie draagt hieraan bij door in de verschillende opgaven zowel aandacht te hebben voor persoonlijke ontwikkeling, als communicatie en samenwerking. Door hier een goede balans in te vinden, kan een organisatie duurzaam veranderen.

Digitale volwassenheid

Digitale volwassenheid betekent dat de organisatie doorlopend bekende technologieën zo inzet dat:

• de dienstverlening aan klanten, en de operationele processen zo optimaal mogelijk zijn ingericht;

• de organisatie digitaal weerbaar is (informatie wordt goed beheerd en verspreid, en is alleen toegankelijk voor de juiste personen);

• de organisatie data en technologie inzet om adequaat in te spelen op de maatschappelijke opgaven.

Meer informatie?

Wilt u meer weten over toekomstbestendig organiseren, of wilt u concreet aan de slag om te bouwen aan een krachtige en fitte organisatie? Neem voor meer informatie of een vrijblijvend gesprek contact op met Judith Hendriks of Richard Journée.