Anders werken? HR pak je rol!

Hoe zorg je ervoor dat je als organisatie vitaal genoeg bent om nu en in de toekomst de juiste keuzes te maken? Want dat is wel wat overheden moeten, gezien de maatschappelijke opgaven zoals de woningbouw en nieuwe wetgeving zoals de omgevingswet. HR kan hier een sleutelrol in spelen, maar dat vraagt een andere manier van werken.

Gemeenten en andere overheden staan voor verschillende grote maatschappelijke opgaven, waarvan de bouwopgave en verduurzaming tot de meeste urgente horen. Dit vraagt nogal wat van de organisatie, ook gezien de structureel krappe arbeidsmarkt. De bekende oplossing van meer mensen en harder werken is daarom niet de beste optie, ánders werken wel. Dat vraagt om meer dan een snelle benchmark, quickscan of teamuitbreiding. Het vraagt de bereidheid om echt anders te denken en te werken.

Samenwerken vanuit de bedoeling

Maar hoe pak je dat aan, anders werken? Dat zit ‘m in een aantal dingen. Een belangrijk aspect is het samenwerken vanuit de bedoeling en vanuit een gedeeld belang. Dat betekent dat je niet alleen vanaf dag één verschillende stakeholders en disciplines samenbrengt, maar dat je ook oprecht de voordelen van samenwerking ziet en niet alleen de noodzaak of wettelijke verplichting. In plaats van de bestaande gescheiden werkwijzen en processen zou het standaard moeten zijn om over de muren van de beleidsgebieden heen met elkaar samen te werken. 

Digitalisering van werkprocessen

Wat anders werken ook helpt, is het meer inzetten van digitalisering. Vaak ontwikkelen overheidsmedewerkers hun eigen (digitale) werkwijze, bijvoorbeeld waar het gaat om dossieropbouw. Dit kan anders. Digitalisering van werkprocessen zorgt niet alleen voor standaardisatie en dus continuïteit, maar ook voor meer efficiëntie. Met Robotic Proces Automation (RPA), ofwel robotgestuurde procesautomatisering, kun je bijvoorbeeld bedrijfsprocessen automatiseren. Voor de provincie Utrecht ontwikkelde BMC samen met Roborana de robot Rob. Deze boekt automatisch de openstaande verplichtingen in de administratie af op basis van duidelijke regels. ‘Als je saai en repeterend werk uitbesteedt aan robots, krijgen medewerkers meer ruimte om bij te dragen aan hogere doelstellingen. Minder tijd kwijt aan running the business en meer tijd voor changing the business’, om onze directeur Bestuur en Bedrijfsvoering Koos van Huissteden aan te halen.

HR als procesversneller

Dergelijke fundamentele wijzigingen in de manier van werken, of het nu gaat om een integrale aanpak of werken met andere middelen, vragen om andere competenties binnen de organisatie. Hier komt HR in beeld. Deze afdeling heeft een centrale positie in de organisatie en kennis van wat mensen nodig hebben voor succesvolle verandering. Daardoor zou ze een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan het verbeteren van bedrijfsprocessen en kan ze veranderprocessen versnellen. Maar waarom komt deze rol voor HR in de praktijk nog niet zo vaak van de grond?

Om welke competenties vraagt de Omgevingswet?

Als we bijvoorbeeld kijken naar de Omgevingswet, zien we dat hierin een aantal maatschappelijke opgaven terugkomt. HR zou hierin een glansrol kunnen spelen, want de wet vraagt van gemeenten een aanpassing van de processen en van medewerkers nieuwe competenties en vaardigheden. De inhoudelijke kennis ligt meestal bij de afdelingen Ruimtelijke Ordening en Vergunningverlening, toezicht en handhaving. Maar juist HR is aan zet om te inventariseren welke competenties er al in de organisatie zijn, te analyseren wat deze wet betekent voor de functieprofielen en in beeld te brengen wat de ontwikkelingsmogelijkheden zijn. 

Proactief handelen

Toch merken we in onze onderzoeken dat HR niet gewend is het initiatief te nemen als het gaat om dit soort integrale uitdagingen. Ze legt de bal vaak bij de vakafdelingen of het management, omdat deze tot nu toe de prioriteiten hebben  gesteld waarmee HR aan de slag kan. Daarmee krijgt de organisatie niet de procesversnelling en wendbaarheid die ze nodig heeft in deze tijden. HR kan vanuit haar centrale positie en kennis de partij zijn die het initiatief neemt tot een integrale aanpak. Natuurlijk kan dit in het begin schuren met het management en moeilijke gesprekken opleveren, omdat het een verandering van de gebruikelijke rolverdeling is. Tegelijkertijd biedt het volop mogelijkheden voor de organisatie om de aanwezige kennis en kunde effectiever en efficiënter in te zetten. 

Wat kan BMC betekenen 

Wat kan BMC betekenen om HR in beweging te zetten? Versteviging van het HR-apparaat is een (verander)opgave op zichzelf. Effectief samenspel met directie en bestuur is een vak apart. Het begint met de juiste kennis en expertise in huis halen en zorgen dat HR aan de juiste tafels zit. BMC beschikt over vele interim HR-professionals en -adviseurs. Daarnaast is het mogelijk advies in te winnen over de routes naar een toekomstbestendig ingerichte organisatie en de centrale rol van HR in dit proces.

Meer weten over dit onderwerp?

Download onze whitepaper of neem contact op met één van onze adviseurs.

Over de auteurs:

Saskia Jansen is managing consultant in het domein bestuur en bedrijfsvoering. Bij politie, Politieacademie, Belastingdienst, veiligheidsregio’s en een tiental gemeenten heeft zij zich de afgelopen 22 jaar beziggehouden met reorganisaties en verandertrajecten. Van processen stroomlijnen tot teams anders laten werken, vernieuwing van de governance en ombuigen van de aansturing. Met haar helicopterview is zij is staat tot een vlotte analyse te komen en de juiste vragen te stellen aan stakeholders. 

Evelyn Bontekoe is managing consultant in het fysiek domein en concentreert zich daarbinnen op de Omgevingswet, leiderschap en integraal beleid. In haar aanpak staat het belang van de inwoner centraal. Vanuit een praktische en doelgerichte invalshoek blijkt er vaak meer mogelijk dan de organisatie aanvankelijk dacht. 

Luuk Collou is managing consultant in het domein data en dienstverlening en helpt organisaties met data vraagstukken. Luuk heeft ook expertise op en is betrokken bij onderzoeksopdrachten waarbinnen hij samen met opdrachtgevers systematisch uitdagingen in kaart brengt en adresseert. Luuk is gepromoveerd aan de Universiteit Twente en naast zijn werk voor BMC als associate lector verbonden aan Saxion.