Voornemen voor 2017: een fitte bedrijfsvoering!

Een nieuw jaar is begonnen en de kop is eraf. Het moment om nu écht werk te maken van datgene wat we al maanden hebben uitgesteld. Vaak gaat het over onszelf; we willen meer tijd maken voor gezin en familie of een studie oppakken. Of we nemen ons voor om gezonder te eten en meer te bewegen. Want als je fit bent, kun je veel meer en wordt het leven leuker. Maar waarom zou je die goede voornemens beperken tot alleen jezelf? Waarom zou je naast je eigen conditie ook niet aan die van je werkomgeving of bedrijfsvoering werken? Kortom: wat is nodig om je bedrijfsvoering ‘fit’ te maken en daarmee de impact van jouw werk en dat van je collega’s te versterken?

Dat het nodig is om als overheidsorganisatie niet af en toe, maar altijd aan je conditie te werken is geen nieuws meer. Dat komt niet alleen door ontwikkelingen zoals de decentralisaties in het sociaal domein en de Omgevingswet, maar ook door een veranderende verstandhouding tussen overheid, inwoners en maatschappelijke organisaties.

Ook nieuwe technologische concepten, zoals smart industry, robotica, blockchain, big data en social media, ‘duwen’ organisaties in een staat van noodzakelijke en voortdurende aanpassing aan hun omgeving. En nieuwe technologie biedt hiervoor ook vooral kansen. De veranderende samenleving maakt het sturen op (maatschappelijke) effecten noodzakelijk, waarbij het gaat nieuwe ‘controls’, zoals outcome, cultuur en legitimiteit.

Gemeenten zijn voor het realiseren van beleidsvoornemens en doelen in steeds belangrijker mate afhankelijk van degenen met wie ze samenwerken in de maatschappelijke keten. De samenwerkingspartners (burgers, bedrijven, maatschappelijke instellingen en medeoverheden) weten dat ook. Daarbij past niet langer opdrachtverstrekking en sturing op output en risicobeheersing. Co-creatie en het juist samen met de partners creëren van ruimte voor ontwikkeling en innovatie is nodig om van toegevoegde waarde te zijn ten aanzien van de veranderende maatschappelijke opgave.

Bij samenwerking in de maatschappelijke keten horen zaken als het accepteren van risico’s, het werken met zowel hard als soft controls en de inzet van technologie. Contractering en sturing wordt gericht op effecten en het actief volgen van mogelijke risico’s. Datagedreven sturing biedt de mogelijkheid om actief te signaleren wanneer harde indicatoren de gezamenlijk afgesproken bandbreedtes overschrijden.

Inmiddels ontstaat het inzicht dat ‘meer van hetzelfde’ geen houdbare mantra is. Vrijwel iedereen begrijpt dat alleen méér financiële cijfers niet de complexiteit van deze tijd kunnen omvatten. De focus ligt niet meer alleen op de ‘hardecontrolmechanismen’, maar komt ook steeds meer te liggen op de ‘zachtere controls’. Waar de balans ligt, is afhankelijk van de context en inhoud van de maatschappelijke opgaven. Het nog meer ‘gegarandeerd’ uitsluiten van risico’s zorgt voor onwerkbaarheid en kan niet meer worden waargemaakt. En wanneer gaan al die investeringen in digitalisering nu echt bijdragen aan betere beleidsvorming en sturing?

Hoe dan wel?

Wij pleiten voor een benadering van bedrijfsvoerings- en organisatievraagstukken die niet uitgaat van klassiek plannen en controleren, maar van een uitgebalanceerde verbetering van de essentiële bedrijfsvoeringsaspecten voor moderne bedrijfsvoering. Deze bedrijfsvoeringsaspecten zorgen er in gezamenlijkheid voor dat de (bedrijfsvoerings)organisatie permanent in staat is om veranderingen aan te kunnen en daar zelfs gebruik van te maken. De organisatie is fit en wendbaar en kan elke uitdaging aan. Dit in tegenstelling tot de organisatie die uit alle macht probeert met handelingsperspectieven uit het verleden de veranderende wereld te omvatten en te bevatten.

Dit betekent een verschuiving van een beheersmatige naar een ontwikkelgerichte benadering van bedrijfsvoeringsaspecten. Het betekent niet het loslaten van de beginselen van bedrijfsvoering, maar wel het anders vasthouden. Wij zijn ervan overtuigd dat een organisatie hierdoor het noodzakelijke aanpassingsvermogen ontwikkelt en hierdoor fit en gezond blijft, wat nodig is om te kunnen omgaan met de veranderende omgeving.

Het anders vasthouden krijgt in eerste instantie vorm door anders te denken over essentiële bedrijfsvoeringsaspecten. In onderstaande figuur is deze beweging weergegeven.

Deze begrippen laten zien dat het om een beweging gaat. De beweging krijgt vorm in de interactie binnen een organisatie, maar juist ook in de maatschappelijke keten. De eerste vraag is of er een gedeeld beeld is of we met ‘meer van hetzelfde’ nog doorkunnen of dat er een andere manier van kijken en handelen nodig is. Vervolgens is de vraag iedere keer: hoe maken we dit in de praktijk uitvoerbaar? En: als dit de fitheid van een organisatie bepaalt, hoe fit zijn we dan?

Drie voorbeelden van dit anders vasthouden, hebben we hieronder uitgewerkt:

1. De beweging van Duurzaam Presteren
   Elke organisatie is gebaat bij gemotiveerde medewerkers. Medewerkers die hun persoonlijke doelstellingen, ambities en idealen kunnen verbinden met de plek die zij innemen in de organisatie. Het belang van de organisatie loopt dan gelijk op met het belang van de medewerker. Maar betrapt u zichzelf er weleens op dat u vaker spreekt over formatie in plaats van talenten? En dat u, zowel in de rol van werkgever als die van werknemer, eigenlijk nooit de vraag durft te stellen of we nog aantrekkelijk zijn voor elkaar? Duurzaam presteren staat voor een ontspannen en frisse relatie tussen werkgever en werknemer. Betekenisvol werken, waarbij professionaliteit, professionele ontwikkeling en de doelen van de organisatie aan elkaar kunnen worden verbonden. Wat is voor uw organisatie de volgende stap in duurzaam presteren?

2. De beweging van Risicoacceptatie
   De overheden streven steeds meer naar een samenleving waarin de zelfredzaamheid vergroot wordt door het benutten van de krachten uit de samenleving. Samenredzaamheid wordt dan het devies, samenwerken met allerhande partijen, organisaties en (lokale) initiatieven om de beoogde outcome te realiseren.
   Dat vraagt om het loslaten van het gestolde wantrouwen dat vaak verschijnt in de gedetailleerde afspraken die overheden willen maken over de input en output die de partijen waarmee samengewerkt wordt moeten leveren.
   Dat vraagt om het accepteren van risico’s die aanvaardbaar en uitlegbaar zijn. Waardoor er regel- en experimenteerruimte ontstaat voor de partijen die het echt moeten gaan doen. Door periodieke evaluatie kan er dan voldoende vinger aan de pols worden gehouden om excessen te voorkomen, maar vooral ook om samen te bepalen wat nodig is om de beoogde outcome te realiseren.

3. De beweging van Datagedrevenheid
   Gemeenten hebben een lange periode van automatiseren en informatiseren achter de rug. Primaire aanleiding was het verbeteren van de dienstverlening. Dankzij de verbetering van de gegevenshuishouding, de opgedane verbindende ‘skills’ van medewerkers en het beschikbaar komen van technieken, wordt het verbeteren van de beleidsvorming en -sturing nu echt mogelijk. Maatschappelijke kosten-en-batenanalyses worden rijker en beter onderbouwd. Nieuwe inzichten zorgen ervoor dat de ‘belastingeuro’ met maximaal effect wordt besteed. Het slim gebruiken van data hoeft niet meteen ‘big’ te zijn. Bij de eerste stappen naar een datagedreven organisatie gaat het om het organiseren van het gesprek tussen vakdisciplines, het elkaar inspireren en het durven experimenteren. Techniek is cruciaal, maar niet de doorslaggevende factor.

De komende tijd publiceren wij langs een aantal van de bovengenoemde aspecten onze visie en aanpak. Daarnaast gaan we graag met u in ‘dialoog’. Kan het met meer van hetzelfde of moeten we het anders doen?

Meer informatie

Voor meer informatie of een vrijblijvende afspraak kunt u contact opnemen met een van onze adviseurs.

Marike Bezema, senior adviseur
marike.bezema@bmc.nl, 06 - 42 09 57 95

Bjorn Gossen, partner BMC
bjorn.gossen@bmc.nl, 06 - 12 98 96 74

Herman Uffen, senior adviseur
herman.uffen@bmc.nl, 06 - 12 84 77 59

Rob van 't Zand, senior adviseur 
rob.van.t.zand@bmc.nl, 06 - 10 58 84 23